26 / Septiembre / 2016

¿Por qué invertir en el sector de facturación hospitalaria?

faturamento hospitalar

La red hospitalaria privada en Latinoamérica vive una crisis financiera muy grande hace algunos años. Y el actual periodo de retracción económica y de instabilidad política solo empeoró el cuadro que ya no era ideal. Sin las exenciones fiscales y beneficios tributarios comúnmente ofrecidos a otros sectores, el segmento pasa por uno de los peores momentos de su historia. El escenario puede explicarse por diversos factores, como las dificultades en obtener crédito, la baja remuneración de los servicios y la ausencia de facilitaciones tributarias. Eso, sin decir que  hubo la ascensión de muchas personas a la clase media, que empezaron a tener acceso a servicios que antes eran un privilegio de pocos, como la salud privada.

Del punto de vista social, es un óptimo cambio, pero la búsqueda de todos por  adhesión al mismo tiempo no permitió que la red privada se preparara para ese nuevo contexto y la falta de preparación se manifiesta en las filas muy grandes para los hospitales particulares, la baja calidad de la atención y, principalmente, la gran dificultad para cerrar el mes con las cuentas positivas. El sector de facturación tiene un papel estratégico en las organizaciones, para comprender mejor, acompañe los tópicos:

 

Las atribuciones y responsabilidades del sector

El departamento de facturación hospitalaria es responsable de garantizar la gestión inteligente de los ingresos del hospital, con foco en largo plazo y en las posibles pérdidas financieras generadas por procedimientos rechazados. El sector  definirá los recursos disponibles para inversiones y como el hospital puede resolver la paradoja entre la calidad de los servicios y los medios limitados. Complicando más la situación, las variaciones de la moneda aumentan las responsabilidades de los profesionales del sector, pues muchos equipos y máquinas, además de remedios adquiridos por el hospital que son importados.

En un escenario como ese, son los detalles lo que hacen la diferencia entre una institución de salud de éxito  y las demás que luchan para sobrevivir. El éxito de un hospital suele depender de la eficiencia del sector de facturación hospitalaria.

 

El poder del benchmarking competitivo

Antes de más nada, es necesario parar de pensar que el sector financiero es apenas un sector que registra datos estadísticos o elaborador de Demostrativos de Resultados del Ejercicio (DRE), flujo de caja y de ahí por adelante. En verdad, el departamento es mucho más estratégico de lo que se imagina, de forma que el sector se está volviendo muy importante para la toma de decisiones. 

Algunas instituciones han pasado para este sector parte de las cuestiones de la administración del cotidiano, mientras otras han ofertado a los gerentes financieros algunas tareas de distribución de actividades al hospital. Pues los profesionales de facturación son los mejores para identificar y corregir errores en el workflow de las atenciones (que muchas veces resultan en incoherencias documentales y en el aumento de los rechazos). El avance del sector de facturación ayuda a la institución a progresar y a reducir los riesgos de rechazos, optimizando el control de frontera a los nuevos contratos.

Experimente hacer un benchmarking competitivo y perciba que los grandes  players del mercado ya percibieron la posición estratégica ocupada por la facturación hospitalaria.

 

La gestión financiera y la supervisión prudencial

Una gestión financiera hospitalaria de excelencia trabaja para el equilibrio económico y financiero de la institución como forma de garantizar la calidad en el servicio de salud ofertado a los pacientes. Hay también una preocupación con la ganancia, con su distribución junto a los accionistas (en el caso de corporaciones del sector de capital abierto), además del fortalecimiento de la marca en la sociedad. El problema es que la entrada y la salida de recursos en la administración hospitalaria involucra  detalles que facilitan la toma de decisiones equivocadas y la insolvencia a medio plazo. Esa particularidad de la gestión de instituciones de salud aumenta más la importancia del sector de facturación para el éxito de un hospital.

Eso pasa porque diferente de otros segmentos (en que la presentación de servicio y el pago suelen ser de forma simultánea), en el sector hospitalario, debido al largo  tempo que separa el servicio y el recibimiento del pago ( especialmente considerando que la mayoría de las atenciones realizadas en los hospitales privados se hacen a través de seguros de salud.). Después del cuidado al paciente inicia la burocracia que pasa por:

- Generación de guías  y documentos por la institución para el sector de facturación;

- Exigencias de la operadora y solicitudes de complementación al sector médico y a la enfermería, cuando necesario;

- Envío de documentos a la administradora;

- Recibido el cobro, la administradora registra todo en sus sistemas y envía los documentos al análisis del sector de auditoría médica;

- La auditoría analiza los documentos y cuando están de acuerdo a las exigencias, los dirige al sector financiero para el pago;

- El sector financiero de la operadora recibe la autorización, procesa y liquida el pago al prestador de servicios.

Perciba que esas etapas no ocurren de forma instantánea y que esas entradas van a los registros contables y financieros en el activo, algunos gestores sin experiencia pueden pensar que hay ingresos en el caja que no existen, pues la operadora puede cuestionar algún procedimiento o realizar un rechazo. El resultado del aprendizaje en la facturación debe aparecer en mejorías de  resultados en los nuevos contratos, pero si la estructura hospitalaria se dirige por una gestión que deja un sentimiento de abandono, hay muchas pérdidas para el hospital.

Esos detalles dan fuerza a la necesidad de  inversiones en la capacitación de los equipos del sector financiero, fortaleciendo a las decisiones que se generan de este departamento.

 

La inversión en sistemas de gestión hospitalaria

En medio a tantos elementos de gastos, financiaciones, cuentas por cobrar a plazo, no hay como lograr la perfección en la gestión de los recursos sin la ayuda de un sistema de gestión. Un software de control financiero en salud agrega todas las informaciones que circulan en la institución y facilitan el procesamiento de los informes de facturación. Entre otras virtudes, una aplicación como esa (que funciona en la nube, y por lo tanto permite el acceso de cualquier lugar con acceso a internet) proporciona a los colaboradores del sector:

- Generar las facturas de cobro de los servicios prestados con mucho más rapidez (con la posibilidad, incluso de integración con los sistemas de las operadoras);

- Emitir informes de control de facturas, mostrando guías pendientes, emitidas y todas las informaciones referentes a cada documento, con sistema de búsqueda por diversos criterios;

- Analizar con cuidado la incidencia de rechazos indicando las causas;

- Registrar datos en el estándar TISS (Cambio de información de salud suplementaria), eliminando la necesidad de colecta y estandarización de datos de última hora;

- Facilitar la solicitud de los casos de rechazos administrativos y técnicos, indicando con mayor exactitud todo el conjunto de pruebas;

- Preparar los recursos de rechazos a las administradoras con rapidez, permitiendo que el equipo de la facturación se concentre en cuestiones más estratégicas y garantizando mejores oportunidades de reversión de pagos anteriores negados;

- Mantener un registro con todo el historial financiero del hospital en única fuente, pero que se pueda visualizar, incluso fuera de la institución.