Uso de herramientas de logística ya conocidas de los sectores de industria y venta minorista facilita procesos también en el área de la salud

Falta de medicamentos e insumos necesarios para la realización de procedimientos o, incluso, el exceso que queda almacenado hasta caducarse: son esas las causas más visibles de que la gestión de la red de suministros del hospital no está funcionando como se debería.

Para resolver esos problemas en un ambiente hospitalario – que funciona 24 horas, siete días por semana – son necesarias gestión estratégica y herramientas de logística comunes en la industria y en la venta minorista, pero que todavía no tienen espacio adecuado en el área de servicios, especialmente de salud – afirma eso Eder Ferragi, profesor especialista en gestión y logística, cadena de suministros y operaciones del curso de administración de empresas y hospitalaria del Centro Universitário São Camilo.

Ferragi explica que una de las posibilidades que genera más beneficios para el sector hospitalario es el Almacén Gestionado por el Proveedor (Vendor Managed Inventory - VMI). El modelo consiste en la planificación colaborativa de demanda y abastecimiento, de quien vende para quien compra. “Solo se factura y se repone el ítem cuando, de hecho, se lo utilice el consumidor final – en el caso, el paciente. Ese tipo de gestión evita desperdicios y reduce la necesidad de mantenimiento de la bodega”, detalla el especialista.

Otro concepto de la industria, que se puede utilizar para gestionar el almacén en el área de la salud, es el llamado Just-in-time. Es un sistema de administración de la producción que determina que todo debe manufacturarse, transportarse o comprarse en la hora exacta. “Su principal objetivo es reducir stocks y los costos decurrentes.”

 

Integración y automatización

En la opinión del especialista, la tecnología de la información  es fundamental para garantizar la buena gestión de la red de suministros. Herramientas como los sistemas de gestión Enterprise Resource Planning (ERP), que integra todos los datos y procesos, ya están consolidadas en hospitales de punta. “Lo que falta para garantizar una gestión de la red de suministros ideal es integrar ese sistema de los hospitales con los proveedores, definir parámetros, stocks de seguridad, entre otros detalles que definen el buen funcionamiento del área de insumos.”

Según Ferragi, es esencial que todos los sectores del hospital estén interconectados para que el modelo funcione, desde el backoffice a las áreas de atención directa al usuario. “Muchas veces esa integración ya existe, pero es necesario ampliarla a los proveedores para garantizar la optimización de los procesos.” Para obtener ese resultado, la organización no puede prenderse solamente a las técnicas de logística. Es necesario tener visión estratégica y comercial para convencer los players de la cadena de distribución – industria farmacéutica, proveedores, operadores logísticos, centrales de compras, y otros – de que las herramientas de IT favorecen todos los sectores.

Otra tendencia es que otras herramientas difundidas en la industria y venta minorista también migren para el área de servicios, con destaque para Planificación de las Necesidades de Materiales (Material Requeriment Planning - MRP). “Mucho se utiliza el concepto industrialmente, y consiste en detallar los componentes y materiales necesarios para a producción de un determinado ítem.”

En la salud, se puede utilizar MRP para calcular automáticamente los suministros que se utilizarán en cirugías y procedimientos médicos. “Es el concepto de cadena de producción aplicado a la salud, que beneficia tanto el hospital – que tiene sus costos reducidos – cuanto para los pacientes – que sienten la mejora en la atención.”

 

Beneficios de la modernización

El profesor del Centro Universitário São Camilo destaca que el cambio para un sistema de gestión de la red de suministros inteligente tiene como beneficio más evidente la reducción de pérdidas de stocks y de los consecuentes costos relacionados. Además, hay otras ventajas, principalmente al alinearlos a las herramientas de IT. Ferragi menciona algunas:

- Facilidad en las operaciones: con la adopción de la tecnología, se facilita toda la gestión de suministros, ya que se almacenan los datos y se los disponen a todos los involucrados en la cadena de compra y consumo de insumos hospitalarios, del backoffice al paciente.

- Reducción de empleados: con el sistema colaborativo, en el que el proveedor es responsable por reabastecer el almacén, hay necesidad del trabajo de menos profesionales directamente involucrados con la logística dentro del hospital. Lo que ocurre es que todos los funcionarios terminan convirtiéndose en responsables por el registro del uso de los ítems, que se lo verifica en sistema y lo repone el proveedor conforme la demanda.

- Ganancia de calidad: sesube el nivel del servicio que presta la organización de salud, lo que garantiza a los beneficiarios la seguridad del acceso a los medicamentos y materiales que necesitan de forma ágil, sin desabastecimiento de almacén.

Por lo tanto, la buena gestión de la red de suministros ofrece ventajas tanto para la organización de salud como para los beneficiarios, que ganan seguridad y calidad en la atención.