Una buena gestión de suministros garantiza mayor eficiencia, reducción de desperdicios y proporciona informaciones más exactas con respecto de nuevas adquisiciones para el almacén. En el caso de hospitales, específicamente, esa gestión todavía es la responsable por garantizar la seguridad y la integridad de la salud de los pacientes.

Nuestro artículo de hoy aborda algunos cuidados que deben tenerse en cuenta en la gestión de suministros de hospitales, garantizando más seguridad, eficiencia y reducción de pérdidas. A continuación siguen los 10 cuidados para que aprenda más sobre el tema.

1. Control de validez

Este es uno de los principales puntos al respecto de la gestión de suministros de insumos hospitalarios. Es importante realizar revisiones periódicas de los medicamentos y garantizar que ítems vencidos no sean puestos a disposición para el uso en pacientes.
Además de eso, ese control de vencimiento ayuda a garantizar que no habrá desperdicios debido al descarte de ítems por causa del plazo del vencimiento.

2. Control de entradas y salidas

Además de este control, ayudar a hacer un seguimiento más riguroso de todos los ítems que entran y salen del almacén – inhibición de desvíos o utilización inadecuada -, el permite un análisis más exacto al respecto del tiempo promedio en que cada ítem permanece en el almacén. Siendo así, es posible saber cuánto tiempo llevará hasta que determinado insumo se agote y cuando una nueva compra debe realizarse, evitando que el hospital sufra con la falta de esos ítems en la atención a los pacientes.

3. Gestión de compras

La gestión de compras está íntimamente vinculada a la gestión de suministros. Si, por un lado, el control de los insumos permite proporcionar informaciones más exactas al respecto de las compras que deben realizarse, por otro, una gestión de compras eficiente se debe preocupar con el tiempo que los proveedores de los materiales demoran para entregar los ítems en el almacén y accionarlos en tiempo hábil, antes que los ítems se agoten.

De esa forma, podemos decir que las dos actividades están relacionadas e influencian directamente en los resultados una de la otra, lo que hace con que la comunicación deba ser constante, clara y objetiva.

4. Almacenamiento adecuado

Otro ponto de mucha relevancia en la gestión de suministros es el almacenamiento correcto de cada tipo de material, de acuerdo con sus especificaciones y/o restricciones. Algunos ítems deben estar almacenados en condiciones especiales, temperaturas adecuadas y ventilación correcta. Algunas vacunas o inyecciones, por ejemplo, se deben refrigerar, lo que requiere un ambiente específico para esos materiales.

Por lo tanto, siempre se debe prestar atención a las condiciones de almacenamiento de cada ítem y cumplir con esas determinaciones.

5. Organización del espacio físico

Una gestión de suministros eficiente también involucra a la organización del stock físico. Es necesario tener cuidado de determinar una localización específica para cada medicamento y organizar por lote y por plazo de validez.

Además de eso, es necesario seguir esa organización en la hora de reponer los insumos para cada nueva compra. Eso facilita en la hora de encontrar los ítems y durante la revisión de rutina para evaluar los vencimientos de cada medicamento.

6. Identificación de los ítems

Además de la preocupación con la organización del stock físico, la mejor forma de controlar y de optimizar la identificación de los medicamentos es por medio de la identificación visual - que puede realizarse tanto por nombre cuanto por códigos. Eso evita perder un tiempo excesivo procurando cada ítem dentro del almacén, principalmente cuando la necesidad de aquel material es un caso de urgencia o emergencia.

Ese sistema de identificación visual también puede utilizarse para señalizar las cuantidades de ítems, utilizando colores para indicar la necesidad de reposición - como amarillo para atención y rojo para casos críticos que necesitan cambiarse con rapidez - y tornando el proceso de control más eficiente.

Entérese de cómo hacer una gestión de stock eficiente para la farmacia hospitalaria.

7. Unitarización de los medicamentos

Puede suceder, en muchos casos, que las cantidades y unidades de medida de los medicamentos enviadas por el proveedor sean diferentes de las cantidades utilizadas en el hospital en sus rutinas. En ese caso, es necesario establecer procedimientos bien definidos para la unitarización de esos medicamentos.

Ese fraccionamiento en dosis menores o individuales, bien embaladas y adecuadamente etiquetadas, ayuda en la administración en los pacientes, de acuerdo con las dosis, hace con que ella sea más rápida e incluso contribuye para prevenir desperdicios y extravíos de los medicamentos.

8. Entrenamiento de los empleados

Debido a las particularidades que tiene la gestión de suministros en hospitales, los colaboradores responsables por el stock deben ser debidamente entrenados y orientados al respecto de los procedimientos correctos de recibo, revisión, inventario, unitarización y liberación de los medicamentos.

Eso ayuda a disminuir la incidencia de errores que pueden ocasionar prejuicios, pérdidas, desperdicios o, incluso, la administración incorrecta en los pacientes.

9. Inventario de los medicamentos

La actividad de inventario consiste en realizar conteos periódicos de los ítems y compararlos con el control. Una de las principales ventajas de la realización de esa actividad es el hecho de controlar el flujo y levantar los posibles errores, así como sus causas.

Con eso, es posible inhibir fraudes, desperdicios y extravíos de los medicamentos y otros suministros hospitalarios - lo que contribuye, así sea indirectamente, para la reducción de costos. Para que esa medida sea todavía más eficaz, lo ideal es que el inventario sea realizado en ciclos, con intervalos menores.

10. Proveedores confiables

La gestión de suministros no trata sólo de los flujos referentes a los almacenes, a pesar de que gran parte de los procesos está relacionada a estos. Para poder hacer una gestión eficiente, uno de los puntos fundamentales es poder contar con proveedores confiables, puntuales y que ofrezcan productos de calidad.

Para garantizar que esos requisitos sean cumplidos, es posible realizar un programa de desarrollo de proveedores, y que, antes de realizar la selección, se elabore una lista con todas las exigencias necesarias, y pedir para las empresas participantes del proceso de cotización que las exigencias sean cumplidas.

La gestión de suministros para hospitales involucra particularidades que normalmente no existen o no son tan evidentes como en la gestión de una empresa que trabaja enfocado para la gestión de almacenes o que tenga esa área como uno de los puntos centrales de su actividad. Es debido a eso que algunos cuidados esenciales deben tomarse para garantizar la gestión sea la mejor posible.

¿Usted cree que hay algún otro cuidado que debe tenerse en cuenta en la gestión de suministros de un hospital que no se citó en el texto? Suscríbase a nuestra newsletter y reciba el contenido del blog.