Paso a paso ayuda a los gestores y funcionarios a mapear y planificar las necesidades de los pacientes, organizar ítems y evitar la pérdida de medicamentos e insumos por caducidad, almacenamiento inadecuado o uso equivocado

La asistencia en una clínica médica involucra diversos materiales, como medicamentos, insumos, muestras u otros ítems imprescindibles para la realización de la atención, a depender de la especialidad. La gestión inteligente del stock garantiza que eses recursos estén siempre disponibles, además de evitar errores con la medicación, reduciré pérdidas relacionadas a la fecha de expiración y costos con compras, entre otros factores.

Un sistema para clínica guarda informaciones digitalizadas acerca del stock, facilitando el acceso y el encuentro de datos, lo que permite comprender y calcular de forma dinámica los insumos importantes para la atención. Para usarlo con eficiencia, el gestor debe seguir el siguiente paso a paso: 

- Conocer al paciente y a sus necesidades: es importante mapear el perfil del público. Cuando se evalúa lo que espera el paciente, cómo él se comporta y cómo ha sido el uso de determinados materiales en periodos anteriores, el gestor entiende los que necesita estar siempre disponible y cuál cantidad es suficiente para cumplir las atenciones. Esa planificación se puede iniciar desde el agendamiento en línea de la consulta o procedimiento, en el caso de que haya integración de la herramienta con el sistema de gestión.

- Mantener la organización: aunque se conozca precisamente lo que necesita el paciente en todos los procedimientos, esas informaciones se pueden perder si no se haya informatización de los procesos. En ese punto, un sistema de gestión posibilita el monitoreo de requisiciones y dispensaciones y aumenta la productividad de los flujos con el uso de etiquetas y lectores de código de barras.

- Almacenamiento: Además de monitorear los medicamentos desde la entrada en el stock hasta su dispensación, el gestor también debe garantizar la atención a las normas de almacenamiento apropiado para los medicamentos e insumos, con el objetivo de evitar pérdidas por contaminación, caducidad o utilización equivocada.

- Crear inventarios: catalogar periódicamente los materiales es algo muy importante para mantener el control y facilitar la rutina de la clínica médica. Se utiliza esa estrategia para controlar todo lo que haya en el stock, incluso las fechas de entrada y salida, facilitando, entonces, el preparo de las atenciones en los próximos días. Sistemas como clínicas permiten que se críen parámetros de stock mínimo y máximo, con alertas que indican la hora de realizar nuevas compras o la aproximación de la fecha de caducidad.

- Estandarizar el stock: crear descripciones uniformes y ponerlas en los productos facilita la localización y evita la duplicidad en el registro. En la clínica digital, se puede mantener el historial de compra y estandarizar la forma de uso, lo que reduce la ocurrencia de errores y colabora para la elaboración de in inventario correcto, además de permitir que los funcionarios encuentren con más facilidad los ítems del stock.

- Registrar los movimientos: todo los que entra y sale del stock necesita registrarse en requisiciones o centros de costos. No se debe hacerse ese procedimiento basado tan solo en la memoria humana o en apuntes en planillas. El gestor necesita saber, claramente, cuáles productos poseen en stock, la cantidad y la validez. El abastecimiento de los stocks virtuales con el archivo de la factura, que viene desde la farmacia, ayuda a optimizar ese proceso.

- Mantener buena relación con los proveedores: con la ayuda de programas especializados, es posible filtrar los proveedores y realizar pedidos basados en criterios como precio, condiciones de pago y relacionamiento. Sistemas para clínicas ofrecen, incluso, alertas de ítems que han subido el precio desde la última cotización, así como une informaciones de diversos proveedores para compras más inteligentes.

- Capacitar el equipo: ninguna de esas estrategias será válida si los funcionarios de la clínica médica no hayan recibido el entrenamiento necesario para gestionar el stock de manera eficiente. El entrenamiento debe incluir los aspectos de la gestión, pero debe, además, comprender la importancia de la correcta cumplimentación de los ítems en los sistemas informatizados.

Cuando logra ser más eficiente en la gestión de stock y suministros, la clínica médica consigue reducir los índices de desperdicio y, así, invertir en recursos para mejorar la calidad de la atención y la facturación