Constantemente buscando la excelencia en la prestación de servicios de salud a los pacientes, la gestión hospitalaria siempre ha enfrentado dificultades.  Este escenario puede haber empeorado en los últimos años.

La subida de los costos de los insumos en función del valor del dólar, el desequilibrio entre recetas y gastos, el aumento de la búsqueda por la salud, la demanda creciente por equipamientos y tecnologías más modernas de tratamiento y la baja calidad de la mano de obra disponible en el mercado: la unión de todos esos factores, explica el colapso de muchas instituciones privadas.

En esta situación, hacer cortes ya no es suficiente, es necesario hacer un cambio de ese contexto complicado, un cambio en la visión de la gestión. Se puede empezar entendiendo lo que es la metodología Kaizen y como eso  puede devolver la credibilidad y la buena facturación de la institución hospitalaria que usted gestiona.

La metodología Kaizen

Kaizen es una palabra japonesa que significa cambio para mejor. La filosofía ha sido creada después de la Segunda Guerra Mundial, cuando el ingeniero  de la Toyota, Eiji Toyoda, ha viajado a los EUA para observar por qué Ford producía a diario 7 mil vehículos, ¡mientras la montadora japonesa se limitaba a menos de 3 mil automóviles en 13 años!

Después de estudiar de forma detallada la competencia, Eiji y su ingeniero de producción, Taiichi Ohno, han concluido que sería difícil y demandaría costos altos, transponer el modelo de producción de EUA para la realidad de la Toyota. Era necesario desarrollar un nuevo método de producción, más sencillo y eficiente, apoyado en la eliminación de los gastos para mejorar la productividad y la calidad. Esas serían las bases de la creación del método Kaizen, para la mejoría continuada de los procesos institucionales.

Los gargallos de eficiencia

Aunque la metodología Kaizen haya sido creada desde una necesidad de la industria de autos, también se aplica a sectores que trabajan con prestación de servicios, siendo las instituciones financieras como sus mayores representantes en el área. Su lema: “hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy”, busca la mejoría constante de los procesos y superación de los retos individuales y organizacionales, por esa razón los hospitales se benefician.

Muchos presupuestos y sugerencias esa metodología pueden ser útiles en el sector de salud. ¿Qué le parece controlar los gastos y mejorar la performance individual y colectiva, dando mayor dinámica al movimiento de camas, automatizando procesos diarios, optimizando colecta de informaciones, reduciendo las filas de espera y minimizando errores médicos? ¿No le parece óptimo?

El primer paso en ese redimensionamiento de los procesos hospitalarios empieza con un diagnóstico de las imperfecciones en las rutinas de la institución. Destacando que los mayores problemas suelen ser comunes a todos los hospitales que pasan por dificultades financieras. Vea algunas posibilidades:

• Muchos siguen trabajando con varios sistemas que no se integran, generando pérdida de tiempo, informaciones conflictivas entre sectores y diversos errores médicos por la simple falta de datos homogéneos;
• Acceso y pocos indicadores operativos y de gestión para basar decisiones, dificultando la identificación de quién es más o menos productivo, en los cuales  hay gargallos en el flujo de atención, lo que sería más dinámico;
• Falta de un fuerte control sobre los materiales y medicamentos, que representan grande parte de los gastos del hospital;
• Falta de informaciones clínicas de fácil acceso y visualización, perjudicando la productividad global de la institución — pues hay la interdependencia en el flujo de procesos;
• Falta de controles exactos, preferencialmente digitales, para evitar errores de digitación o mal-entendidos en guías médicas no legibles, disminuyendo la incidencia de rechazos médicos (glosas).

El proceso de cambio

La metodología Kaizen entra en los hospitales para corregir los errores apuntados arriba, disminuir las rutinas repetitivas y fortalecer el involucramiento de los profesionales y mejorar el desempeño general. En ese método, el combate al gasto se apoya en una técnica de identificación de errores llamada 7 Muda, que puede ser utilizada en la realidad del hospital así:

1. Transporte de papeles: fin del transporte innecesario de fichas de un lugar para el otro, de forma física, adoptando un sistema de gestión para digitalizar toda la carga de informaciones;

2. Compra de materiales: para acabar con la permanencia de materiales y medicamentos sin utilidad, lo ideal es implementar una solución tecnológica que calcule el punto de pedido y el movimiento de stocks, para que la compra se realice de forma correcta, en la cantidad exacta;

3. Duplicación de informaciones: los días de duplicación de informaciones clínicas se cuentan con la migración de datos para solamente el ambiente digital;

4. Movimiento de personal: también puede acabar el constante desplazamiento de los empleados en la búsqueda de salas para atención por medio de una mejor planificación del uso de los espacios, con la remisión automática, vía sistemas de información;

5. Disminución de la espera: por medio de sistemas automatizados de clasificación de riesgo, es posible combatir el alto tiempo de espera de los pacientes en la institución;

6. Procesos complicados y retrabajos: para tratar el (re)agendamiento de citas, una opción es la inversión en el SMS automático avisando a los pacientes con 24 horas de antecedencia sobre la cita o examen, reduciendo las faltas;

7. Repetición de errores: no cambiar fichas y consultorios equivocados entre pacientes con un sistema que organice el flujo, dejando los asistentes encargados de presentar la ayuda y quitar dudas.

Ese flujo también se hace utilizando técnicas de mapeo de flujo de valor. Se trata de una representación visual de los flujos de materiales e informaciones, analizando el funcionamiento de los procesos. De esta forma, queda más fácil tener insights para proponer mejorías. Es, por lo tanto, una técnica esencial en la implantación de la metodología Kaizen.

Entendidos los puntos de debilidad en las operaciones del hospital, la incorporación de un sistema de gestión de salud es el próximo paso para su corrección. Pues, soluciones como esa organizan el uso de la mano de obra, reducen el tiempo de espera y disminuyen los errores o divergencias de informaciones.

Más allá de los puntos ya tratados, destacamos algunas iniciativas que son fundamentales para ese éxito en la restructuración:

• Formación de grupos multidisciplinarios para el análisis y reflexión de las deficiencias operativas del hospital, con o sin la ayuda de metodologías comunes en gestión de procesos — como el ciclo PDCA y 5W2H;
• Reducción de costos con acciones  simples, usando borradores para economizar los gastos con papel o cambiando las toneladas de impresiones de fichas clínicas e informes por historiales clínicos electrónicos;
• Participación de los colaboradores en todos los niveles de la institución, del director del hospital a los recepcionistas, ya que el éxito de la metodología Kaizen tienen relación de la directa con el grado de involucramiento de los agentes de la unidad de salud;
• Foco en las personas, con los proyectos centralizando el estímulo a la mejoría del desempeño individual;
• Medición exacta y justa de las variaciones de performance con la ayuda de un sistema de gestión de salud que disponga de panel de indicadores, con informaciones en tiempo real sobre la velocidad de registro de los recepcionistas, los procedimientos clínicos realizados por el cuerpo médico, la rapidez en la clasificación de riesgo realizada por los enfermeros, además de otras medidas.
• Mejoría en la toma de decisión, a través de la integración de los sistemas de gestión y sinergia de trabajo, con informaciones más exactas y reales con reflejo directo en los temas que involucran grandes cantidades financieras, con  inversiones a largo plazo (¿Comprar o no una máquina de tomografía? Aumentar la capacidad de mi centro diagnóstico con RX o invertir en USG?
• Medición de las obligaciones de las asesorías en una única base o con visualización conjunta, para rendir cuentas al gobierno municipal, estadual y federal de forma rápida, incluso on-line, con sus obligaciones con los órganos responsables. Para seguir actualizado sobre las más importantes novedades de los procesos de gestión hospitalaria, ¡acompañe en nuestra newsletter y coloque su hospital adelante!