Sistema é fundamental para auxiliar o gestor a controlar melhor seu caixa e garantir não apenas melhores decisões, como também a sustentabilidade do negócio no longo prazo

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Organizações de Saúde possuem uma estrutura complexa de funcionamento, portanto, seus gestores devem redobrar a atenção quando o assunto é o planejamento e o acompanhamento das operações. Para garantir a entrega de uma gestão eficiente e bem estruturada, muitos administradores têm recorrido ao Enterprise Resource Planning, o ERP.

Esse tipo de ferramenta permite à gestão em Saúde o acompanhamento detalhado e integrado de diferentes áreas da instituição, trazendo uma visão holística do negócio.

"O interessante do ERP é essa gestão integrada, que abrange desde as regras para contratos, faturamento, recebimento e pagamento, até o acompanhamento daquilo que foi orçado e mesmo da ocorrência de possíveis imprevistos. Sem a tecnologia, é mais complexo monitorar tantos aspectos particulares do setor", afirma Marcos Affonso, gerente de produto responsável pela área de controladoria e finanças da MV. O especialista destaca o orçamento como um dos pontos mais sensíveis.

"Quando uma empresa quebra, ela começa a quebrar pelo caixa", analisa.

Nesse sentido, Affonso comenta que a implementação do ERP não só otimiza a comunicação integrada dentro e fora da organização como, ainda, promove equilíbrio ao orçamento, trazendo, assim, mais sustentabilidade ao negócio no longo prazo. Para ter um ERP bem estruturado e que atenda às necessidades da organização de Saúde, Affonso salienta ser preciso focar em três pilares principais:

1. Contratos

O primeiro pilar é a organização de gastos e custos. Affonso detalha que, na Saúde, a melhor forma de se fazer esse gerenciamento é baseá-lo em contratos.

"Quando a gestão de contratos é automatizada via ERP, é possível garantir que tudo o que foi contratado está sendo cumprido", aponta.

A máxima vale tanto para operadoras de Saúde que firmam contratos com prestadores de serviço quanto para a situação inversa.

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O especialista usa como exemplo que, no cenário da Saúde, é bastante comum adquirir insumos que, no dia seguinte à compra, sofrem alterações no preço porque estão em falta no mercado.

"Se o gestor não tiver um contrato que gerencie esses valores, ele fica a mercê do mercado. Quando está no contrato, consegue-se prever gastos e fazer uma melhor gestão do fluxo de caixa", exemplifica.

Affonso pontua que essa questão é especialmente crítica para a gestão hospitalar que precisa administrar mais de uma unidade.

"Quando você centraliza a gestão de contratos com fornecedores, você consegue alcançar melhores preços devido à quantidade maior de insumos necessários."

Além disso, a boa gestão dos contratos entre prestadores e operadoras de Saúde também auxilia na mitigação de glosas, visto que o sistema permite, por exemplo, que procedimentos sejam realizados sem autorização.

2. Orçamento

Esse pilar está diretamente relacionado ao planejamento orçamentário para o ano: dado que a gestão foi organizada e automatizada com base em contratos, o gestor tem o respaldo necessário para calcular gastos com mais assertividade.

A ideia geral, explica Affonso, é prever esses gastos de forma estruturada e acompanhar os valores ao longo do ano para verificar se o estabelecido está no esperado — e, caso contrário, realizar ajustes necessários com o devido embasamento dos dados do ERP.

"O mesmo [orçamento e acompanhamento] vale tanto para pagamentos quanto para receitas", ressalta.

Aqui, além do ERP, é indicado o apoio de uma sala de situação, que permite  monitorar e apresentar as falhas e erros dos processos, para disponibilizar informações inteligentes para subsidiar a tomada de decisão, a prática profissional e a geração de conhecimento.

3. Autorizações

"O pilar de autorizações do ERP age como se fosse um grande cinturão, envolvendo os outros sistemas [de contratos e orçamentos]", explica Affonso

Isso ocorre porque a emissão de autorizações é um dos processos mais críticos e complexos para a gestão da operadora de Saúde. É nessa etapa que nasce todo  compromisso financeiro assumido pela organização, que resultará nas contas médicas da rede credenciada. A ideia, segundo Affonso, é que, mesmo que haja imprevistos, eles também serão inseridos na conta final.

"A gestão precisa saber que a programação para o fluxo de caixa vai ser furada e os motivos para tal."

O uso do ERP ajuda a otimizar o processo, aumentando eficiência, reduzindo glosas e, consequentemente, ampliando a satisfação do usuário dos serviços de Saúde.