05 / Fevereiro / 2019

6 funcionalidades essenciais de um ERP Financeiro/Contábil para operadora de Saúde

ERP Financeiro/Contábil

Integração é fundamental para que processos sejam mais claros e transações financeiras aconteçam com fluidez, diminuindo erros e custos desnecessários

 

Para sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo, operadoras de Saúde precisam prestar contas, entender custos e gastos inconvenientes e planejar estratégias comerciais com base em números, obtidos por meio dos resultados de períodos anteriores. Esse planejamento é importante na hora de fechar contratos e criar modelos de negócios mais sustentáveis. 

Nesse contexto, um sistema para operadora (Enterprise Resource Planning - ERP) é essencial, pois otimiza a integração da parte assistencial – responsável por todas as operações de atendimento, cadastro, auditoria médica, etc. – ao faturamento, financeiro e contabilidade. No caso das operadoras de planos de Saúde, ter um software específico que reúne as funcionalidades financeiras e contábeis, de forma nativamente integrada, facilita a tomada de decisões, além de ajudar no envio das demandas legais que são pertinentes a essas organizações. 

Um dos desafios no uso desse sistema é que, atualmente, muitas operadoras de benefícios de Saúde ainda trabalham com softwares de diferentes fornecedores, que não conversam entre si e dificultam a comunicação interdepartamental. Quando há integração na mesma plataforma, toda informação é passível de rastreamento. Dessa forma há mais segurança e confiabilidade nos dados, facilidade para entender e tomar decisões e, ainda, otimização na entrega das obrigações para a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). 

Entenda quais são e como funcionam as seis principais funcionalidades essenciais de um ERP Financeiro/Contábil para operadora: 

  • Aderência aos processos legais e regulatórios: com os dados consolidados em uma única base, torna-se mais seguro e rápido o envio de informações aos órgãos que regulamentam uma operadora de benefícios de Saúde. 
  • Produtividade: devido à integração entre departamentos, os dados são visualizados em todos os pontos pertinentes, de forma facilitada e sem a necessidade de processos manuais - o que diminui o índice de erros e retrabalho. 
  • Padronização de processos: como todos utilizam o mesmo ambiente e o mesmo fluxo de trabalho, o treinamento e a padronização dos processos se tornam mais eficientes, possibilitando, inclusive, o acompanhamento da produtividade em tempo real. 
  • Inadimplência: controle sobre clientes inadimplentes, fornecendo dados para tomada de decisão. 
  • Caminho das informações: essa funcionalidade permite o rastreamento dos dados, possibilitando que o gestor tenha o mapeamento completo das informações, desde onde elas foram inseridas, passando pelo processamento e para onde aquele fluxo de dados deve seguir; 
  • Compartilhamento: é a funcionalidade de envio das informações pertinentes às despesas e receitas do plano. Quando esses dados são integrados, há mais segurança nessa tarefa. Como há prazos diferentes para o envio de cada dado, o sistema cria alertas para evitar atrasos e, consequentemente, multas da ANS.

Implementação

A gestão de operadora de Saúde que utiliza um sistema inteligente organiza as finanças de maneira agilizada e eficiente, além de otimizar o trabalho cotidiano, o que permite o planejamento de expansão e obtenção de novos contratos. Mudanças profundas e correções de rotas também tendem a ser mais assertivas quando essa base estatística presente no software é utilizada. 

Para adotar um ERP, a operadora deve seguir três passos principais, que garantem um bom funcionamento tanto da plataforma quanto dos processos envolvidos: 

  • Adoção: mapear os processos da organização e deixá-los transparente para todos os colaboradores envolvidos. A partir daí, listar as necessidades e os desafios da operadora e o que a ferramenta precisa ter para auxiliar nos objetivos. Escolhido o software, começar a investir no engajamento dos profissionais para o uso da tecnologia; 
  • Uso cotidiano: com o sistema em vigência, agora é testar como ele se comporta na prática. Nessa etapa é necessário elencar possíveis gargalos e recursos que ainda não funcionam bem para buscar as soluções. Após o sistema estar funcionando de maneira aceitável, é necessário entender que o planejamento estratégico da operadora de Saúde deve, então, ser feito levando em consideração a nova ferramenta; 
  • Futuro: a consolidação do ERP é quando ele está inserido no cotidiano da empresa, atuando de forma integrada com os prestadores, por meio de ferramentas de inteligência de negócios. Nessa fase, os dados financeiros já fluem continuamente junto com dados de prestadores e o lastro é muito mais perceptível, o que diminui a incidência de erros e aumenta a capacidade de processos otimizados. 

Para as operadoras de Saúde, então, ter um ERP integrado é fundamental para a construção de um negócio sustentável, que auxilie no cumprimento das suas obrigações e torne os processos mais claros e diretos, sem a necessidade de migrações que afetam diretamente a segurança e eficiência dos dados.