22 / Novembro / 2018

As três fases da adoção de um sistema para operadora de Saúde

Os caminhos para adotar um sistema de gestão em operadora

Processos bem definidos, mudança de cultura e interoperabilidade com prestadores de serviços são fatores fundamentais para garantir resultados esperados na implementação da ferramenta

 

O avanço da transformação digital demonstra que boas práticas administrativas são fundamentais para ampliar a eficiência das organizações. No caso das operadoras, o uso de um sistema de gestão inteligente organiza as finanças, otimiza o trabalho cotidiano, permite planejar a expansão de contratos e até mesmo promover mudanças profundas, baseadas em dados estatísticos trabalhados por ferramentas de inteligência de negócios.

A tecnologia tem impacto até mesmo na satisfação do beneficiário. A operadora de Saúde do futuro deve acompanhar o novo perfil do consumidor, impactado pela evolução da cultura digital. Perceber que essa evolução está cada vez mais veloz e promover novas perspectivas de negócios é um diferencial de sustentabilidade que se torna mais simples com a adoção de um sistema eficiente de gestão da operadora.

Rita Ragazzi, head de Saúde da consultoria Frost & Sulivan, explica que os softwares de gestão de operadoras de Saúde promovem a otimização dos processos da instituição. “A tecnologia facilita o controle das atividades cotidianas e dos dados gerados por elas”. No dia a dia, a ferramenta permite criar alertas para evitar erros comuns, como preenchimento incorreto de dados e cobranças indevidas. Também é possível acompanhar as judicializações em tempo real, programando despesas e antecipando imprevistos. Mas Rita alerta: o sistema da operadora precisa conversar com o dos prestadores. “Esse é um ponto de atenção, porque nem sempre a interoperabilidade é simples. Mas também é o ponto chave para garantir a troca de informações de forma clara e transparente, facilitando a comunicação entre os agentes do setor.”

Para Fernando Arruda, professor e coordenador adjunto do curso de medicina da Universidade Municipal de São Caetano do Sul (USCS), antes de adotar a tecnologia na operadora de Saúde, é necessária uma mudança de mentalidade. "Antes de pensar em qualquer implantação ou modernização de sistemas, os processos da instituição devem estar definidos e muito claros para todos os envolvidos. Caso contrário, corre o risco de a tecnologia só bagunçar mais as informações e não trazer os resultados esperados", explica.

O especialista separa em três as fases de implantação de um (Enterprise Resource Planning - ERP) para operadora:

1. A adoção e implementação do sistema

A gestão da operadora deve mapear os processos da organização e comunicá-los de forma clara a todos os colaboradores envolvidos. Além disso, os contratos com prestadores e seus clientes empresariais devem ser padronizados e transparentes.

A partir desse ponto, deve-se elencar quais são as principais necessidades e desafios da operadora e como a ferramenta irá ajudar a resolvê-los. Por fim, é preciso avaliar o engajamento dos colaboradores - o que também requer tempo, paciência e estratégia para o pleno uso dos softwares para operadoras.

2. O uso cotidiano da ferramenta 

Após a implementação do sistema de gestão, é hora de testá-lo na prática, em busca de possíveis desafios e inconsistências. O processo de simulação, antes do go-live, é vital para verificar se as regras e processos estão sendo aplicados corretamente na solução. E após a “virada do sistema”, é preciso mantê-lo atualizado e criar estratégias para identificação de pontos de melhoria.

A partir dessa etapa, o planejamento estratégico da operadora deve ser feito levando em consideração os dados gerados pelo software para operadora, o que possibilita uma visão macro da organização, tanto do ponto de vista financeiro quanto operacional.

3. Aliando boa gestão e pensamento para o futuro 

A terceira fase é a consolidação do sistema de gestão de operadoras, atuando de forma integrada com os prestadores e processando dados com ferramentas de inteligência de negócios, como analytics e Business Intelligence (BI). Além de tornar a comunicação e o relacionamento mais eficientes, o modelo possibilita insights para a tomada de decisões estratégicas.

Digitalizar os dados ainda promove melhor gestão dos usuários, cumprimento das medidas de regulação do setor e redução da sinistralidade, além de gerir as finanças de forma mais efetiva. Há ainda subsídios para a criação de estratégias  para um modelo de remuneração da Saúde baseada no valor, abrindo possibilidades para contratos baseados em performance, utilizando-se da medicina preventiva e preditiva.

 

Desafios

Um dos principais desafios na implementação de um software de gestão de operadora está ligado à maturidade dos processos da organização. Para o professor, quando há baixa maturidade, há conclusões errôneas sobre os sistemas. "Se a operadora percebe que o software não está dando certo, ou que ele parece muito difícil de lidar, na realidade pode ser que os processos estejam falhos. Nesse caso, é preciso rever a operação e identificar onde está o erro", explica.

Para Rita Ragazzi, o planejamento é fundamental para alcançar os resultados . “A mudança cultural é um desafio. A implementação demora, em média, de seis  a oito meses. Se não for bem planejada, pode levar até dois anos.”

Outro desafio é não entender quais são as necessidades da operadora e que tecnologia responde a elas. Não se pode tentar aplicar ferramentas de inteligência artificial (IA), por exemplo, se o sistema principal de gestão não tem dados suficientes ou confiabilidade na forma como eles são coletados.

Com um processo de mudança bem desenhado e alguns cuidados, o sistema de gestão é o principal caminho para a transformação digital das operadoras - o que leva a novos modelos de Saúde baseados em prevenção e valor.

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