Cinco erros em projetos de operadora de Saúde sem papel
Conheça os desafios mais comuns na hora de digitalizar dados e processos de uma operadora
Organizações de Saúde que adotam uma nova cultura, composta por um conjunto de soluções e sistemas informatizados capazes de substituir integralmente a utilização do papel, são conhecidas como paperless. Elas funcionam com base em processos administrativos inteligentes, feitos em sua totalidade por meio de ferramentas de tecnologia da informação (TI). No caso da Saúde Suplementar, alcançar o status de operadora sem papel requer mudanças profundas na rotina de trabalho e na gestão.
Com o desenvolvimento de tecnologias e a disseminação de recursos para acesso digital aos documentos, as organizações de Saúde têm à sua disposição diversas inovações desenvolvidas com o intuito principal de reduzir custos e agilizar procedimentos envolvidos na análise de dados para tomada de decisões estratégicas. No entanto, há ainda diversos desafios que tornam a adoção do conceito paperless nas operadoras de Saúde algo incomum no Brasil.
O primeiro erro rumo à operadora sem papel é acreditar que a mera informatização dos dados é capaz de abolir o uso de vias, fichas e guias impressas.
“Para alcançar esse objetivo, é necessário aliar o investimento em ferramentas tecnológicas à mudança de processos e adoção da cultura digital dentro da operadora”, explica Aimar Lopes, docente da pós-graduação em Gestão Hospitalar do Centro Universitário São Camilo.
O segundo erro cometido ao se optar pela implantação do modelo é escolher ferramentas de TI não integráveis. O especialista pontua que a conexão entre os softwares é essencial para alcançar o objetivo de abolir o uso do papel. Essa integração precisa ser interna, entre os diversos departamentos que usam o sistema na operadora, mas também externa, permitindo a comunicação com credenciados como hospitais, laboratórios e centros de medicina diagnóstica.
Somente dessa forma é possível autorizar a realização de um exame solicitado pelo médico em um laboratório credenciado sem a necessidade de impressão de guias de papel. Contar com a integração significa que todo o processo, do pedido ao resultado do procedimento, estará disponível para consulta via computador tanto pelos parceiros quanto pela operadora de Saúde.
Segurança da informação
O terceiro erro é não adotar formas de identificação dos beneficiários, tais como um sistema de autorização eletrônica com controle biométrico ou facial a ser disponibilizado à rede credenciada. Com esse tipo de tecnologia, é possível deixar de lado a impressão de guias e coleta de assinaturas para autorização de procedimentos. A adoção de um sistema de gestão também é indicada para a melhoria dos processos de todos os setores da operadora de Saúde, controlados e armazenados digitalmente.
A falta do certificado digital é o quarto erro mais comum daquelas que querem se tornar operadoras sem papel. Isso porque há exigências legais e fiscais previstas com a adoção de documentos digitais certificados, que devem ser seguidas pela organização de saúde a fim de garantir a segurança dos processos e das informações referentes aos seus beneficiários.
Capacitação
O quinto erro é não investir na capacitação de seus funcionários. Se há mudança de cultura organizacional, é preciso contar com a adesão das equipes. É comum que a resistência humana quanto às mudanças e à adequação a novas rotinas de trabalho sejam fatores críticos para o sucesso de qualquer nova tecnologia.
Para tanto, o docente do Centro Universitário São Camilo acredita que a determinação para a mudança precisa partir da gestão, que deve estimular e acompanhar a digitalização dos processos.
“A partir do momento em que o funcionário percebe as facilidades de adotar o sistema, ele se engaja. Mas, para tanto, é preciso que seja capacitado para dominar que software irá operar”, destaca Lopes.
Além das vantagens técnicas, gerenciais e financeiras, as empresas sem papel estão totalmente alinhadas com o aumento da conscientização ecológica e de responsabilidade social, algo que pode até mesmo se tornar fator de destaque para os clientes do mercado de Saúde Suplementar nacional.
