15 / Fevereiro / 2017

Como implantar um sistema de gestão de operadora de saúde

sistema de gestão

Definir o que será migrado, o tempo para assistência técnica e de realização de simulações são fatores essenciais para garantir a continuidade das operações

 

Uma das principais inseguranças das operadoras de saúde quando avaliam a implantação de uma solução de gestão é como garantir a continuidade das operações durante o processo, de tal maneira que o seu cliente (beneficiário) não seja afetado por essa transição. Segundo especialistas, esse temor representa uma das principais barreiras para a informatização dos processos.

Para que a adoção de um sistema de gestão de operadora de saúde seja feita de forma assertiva e com o mínimo de impacto negativo nas operações, é importante definir em contrato o escopo do projeto, contendo todas as etapas de implantação, o que cabe a cada uma das partes e o que deve ser feito em caso de intercorrências.

Andreson Mota, gerente de produto da MV, aponta o que a organização deve se atentar no momento de contratar uma solução de gestão para evitar perdas durante a transição.

 

1- O que será migrado

Durante a negociação, deve-se definir de forma criteriosa a questão da migração no escopo do projeto. Em linhas gerais, esclarecer o que a operadora de saúde pode trazer do sistema anterior, como dados de mensalidade e histórico de relacionamento com o beneficiário. Tudo isso deve ser definido antes da assinatura do contrato.

 

2- Tempo de implantação

É preciso considerar um prazo verossímil de implantação. Para que o ciclo de instalação do sistema seja completado, com treinamento operacional, migração de dados, testes e simulações, o tempo não pode ser inferior a quatro meses, no caso de organizações de pequeno porte. Se uma empresa oferecer a instalação completa por até esse período, é recomendável manter, pelo menos por dois meses, técnicos para acompanharem in loco a adaptação ao sistema, de forma a garantir a manutenção e a correção em caso de intercorrências no tempo estipulado em contrato.  “Implantar sistema de gestão de operadora de saúde em menos de seis meses é extremamente arriscado, independentemente do tamanho da organização”, explica  Mota.

 

3- Acordo de Nível de Serviço

O Acordo de Nível de Serviço (Service Level Agreement ou SLA) garante à operadora de saúde que a empresa contratada terá um tempo máximo para resolver problemas. Por exemplo, caso haja uma queda da solução, a fornecedora do sistema de gestão de operadora de saúde tem que restabelecer o seu funcionamento num prazo para oferecer pré estabelecido no SLA. Quando essa informação não está em contrato, o cliente corre o risco de entrar na fila de atendimento.

 

4- Envolvimento dos colaboradores

Integrar todos os membros da organização no processo de implantação do sistema de gestão é necessário para que se compreenda o que está sendo implementado, para aprender a utilizar as novas funções e perceber como o sistema pode otimizar a rotina.

 

5- Testes, simulação e operação em paralelo

Antes de a nova solução fazer parte efetivamente da gestão da operadora de saúde, ela deve passar por sucessivos testes e simulações que comprovem sua efetividade. Ela não pode apresentar dados da empresa e de beneficiários diferentes da solução anterior, caso contrário devem-se corrigir as intercorrências. Essa fase tem duração de, aproximadamente, 30 dias, entre a homologação e a virada do sistema. Mesmo após a instalação, é necessário continuar fazendo checagens desses resultados. “Tudo isso deve ser acordado entre as partes. É uma situação semelhante a um primeiro voo de um avião, que, por questão de segurança, não pode decolar com passageiros dentro. É o que chamamos de operação assistida”, afirma.

 

6- Termo de encerramento

Ter em mãos um termo de encerramento garante que todo o contratado foi entregue conforme o combinado. Com posse dele, as partes se reúnem em uma espécie de checagem final. Com tudo feito da forma acordada, encerra-se o projeto.

 

7- Obrigações da ANS

É necessário deixar documentado no escopo do projeto a garantia das entregas de todas as obrigações que a operadora tem com a Agência Nacional de Saúde (ANS). E, antes da finalização do projeto, a solução precisa ser testada várias vezes, a fim de garantir a continuidade dos trabalhos - ou seja, que as informações de atendimento assistencial, legais e beneficiários não tenham sido alteradas.

 

Todos esses detalhes devem constar no contrato após o fechamento do negócio, como forma de respaldar e garantir que todo o serviço acordado entre cliente e fornecedor seja cumprido.

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