18 / Agosto / 2020

Como trazer agilidade e eficiência à gestão em Saúde com o workflow de processos

Como trazer agilidade e eficiência à gestão em Saúde com o workflow de processos

Além de mitigar erros e otimizar atividades assistenciais e de backoffice, ferramentas para automatizar o fluxo de trabalho ajudam a alcançar metas e objetivos estratégicos dos negócios

A atuação orientada a processos na gestão em Saúde é um dos pré-requisitos para alcançar a excelência dos serviços. Mas somente mapear e desenhar as atividades de uma instituição não é suficiente: é preciso, também, torná-las mais produtivas e eficientes.

Trata-se de um conceito que permite que documentos, informações, atividades e tarefas fluam adequadamente pela organização, de forma que os envolvidos em cada processo sigam sua sequência e pratiquem determinados procedimentos a fim de alcançar os objetivos de forma adequada e, assim, ampliar a eficiência operacional. O workflow se diferencia do processo em si porque este último pode existir naturalmente e ser conduzido de forma intuitiva, enquanto o fluxo de trabalho é analisado, planejado, modelado e pode, inclusive, ser automatizado por meio de uma ferramenta de Business Process Management Systems (BPMS).

Claudia Raffa, coordenadora do MBA em gestão de Saúde do Centro Universitário São Camilo, argumenta que, devido à complexidade do setor de Saúde, é fundamental contar com conceitos como o workflow "tanto para modernizar a empresa quanto para a padronização dos processos de trabalho". A Saúde Digital se torna, então, aliada do workflow ao permitir a automatização das atividades e a criação de padrões de eficiência mais claros e precisos, que possibilitam acompanhar cada detalhe da estratégia de negócio em tempo real.

Muitas instituições, ressalta Claudia, não conseguem definir o fluxo de trabalho porque não possuem seus processos mapeados. Assim, para aquelas que precisam dar o primeiro passo, a recomendação é começar a desenhar os processos alinhados à estratégia da empresa, de forma a criar indicadores que permitam monitorar o alcance dos resultados previamente traçados.

A coordenadora salienta três resultados diretos da aplicação do fluxo de trabalho automatizado para a gestão estratégica:

1.Alcance de metas e otimização de resultados:

Quando o workflow é incorporado à organização, a gestão em Saúde tem a possibilidade de estabelecer os parâmetros de excelência desejados de forma alinhada à estratégia, configurando no sistema o que exatamente precisa ser melhorado, bem como os caminhos para chegar aos resultados pretendidos.

A padronização dos processos ainda permite o cumprimento de tarefas de forma mais assertiva, evitando redundâncias ou retrabalhos para corrigir falhas - o que, na Saúde, pode representar, em casos mais extremos, a perda de uma vida.

2.Qualidade do serviço:

A especialista ressalta que estabelecer um fluxo de trabalho é crucial para manter a segurança e qualidade dos serviços prestados, já que o formato permite melhorar a comunicação e o desempenho dos colaboradores envolvidos em cada atividade.

Com a automatização dos procedimentos, tudo acontece de forma mais eficiente. Então, há mais tempo disponível, também, para estimular a criatividade e concentrar esforços para as decisões mais importantes. "Quem adere a programas de acreditação em Saúde, por exemplo, tende a ter melhores resultados exatamente porque a padronização faz parte das etapas para obtenção da chancela", relembra.

3.Redução de custos:

A especialista aponta também que, uma vez que os padrões de eficiência estão estabelecidos, há transparência operacional e a gestão de Saúde passa a contar com um apoio crucial na tomada de decisão. Dessa forma, localizam-se gargalos de desperdício, otimiza-se o uso de recursos e garante-se o aproveitamento máximo: produzir mais, utilizando exatamente o necessário.

O workflow ainda permite eliminar processos desnecessários e falhas na execução das tarefas, promovendo agilidade e precisão ideais que auxiliam a gestão financeira.

Pessoas e processos

Claudia afirma que cada organização deve realizar o alinhamento de indicadores e estratégias de acordo com a sua própria realidade. Esse trabalho pode tanto ser desenvolvido internamente quanto realizado por empresas especializadas. Mas a gestão em Saúde deve garantir a participação dos colaboradores envolvidos em cada processo, já que são eles que detém conhecimentos e minúcias sobre as atividades que, muitas vezes, podem passar despercebidos pelas lideranças e são fundamentais para a qualidade de cada atividade. "Isso tem de vir de uma diretriz organizacional: cada funcionário desenha o que faz, a liderança une e valida cada operação junto à equipe. Mas esse start tem de vir da alta direção, dando o suporte para que funcionário consiga dar andamento".

No entanto, Claudia faz um alerta: a gestão de Saúde não deve depender só dos chamados “heróis” para fazer com que os processos funcionem - e por isso a padronização é fundamental. 

"As pessoas são extremamente importantes, claro, mas podem receber uma promoção ou mudar de emprego. Se tenho processos bem desenhados, formalizados e, de preferência, automatizados, qualquer colaborador consegue dar continuidade às tarefas."

Por fim, Claudia ressalta que alinhar processos entre os diversos departamentos de uma instituição é imperativo. "Uma particularidade em desenhar processos nesse setor é a interface entre administrativo e assistencial. É preciso ter sinergia entre ambos, porque um impacta diretamente no outro."

[report] Profissional, tecnologia e gestão: as transformações necessárias rumo à Saúde Digital

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