04 / Dezembro / 2015

Gestão de suprimentos: 10 cuidados essenciais para hospitais

gestão de suprimentos

Uma boa gestão de suprimentos garante maior eficiência, redução de desperdícios e fornece informações mais assertivas a respeito de novas aquisições para o estoque. No caso de hospitais, especificamente, essa gestão ainda é a responsável por garantir a segurança e a integridade da saúde dos pacientes.

Nosso artigo de hoje aborda alguns cuidados que devem ser tomados na gestão de suprimentos de hospitais, garantindo mais segurança, eficiência e redução de perdas. Continue acompanhando e saiba mais sobre o assunto.

1. Controle de validade

Esse é um dos principais pontos a respeito da gestão de suprimentos de insumos hospitalares. É importante realizar checagens periódicas dos medicamentos e garantir que itens vencidos não sejam disponibilizados para utilização em pacientes.

Além disso, esse controle de vencimento ajuda a garantir que não haverão desperdícios em decorrência do descarte de itens que já passaram do prazo de validade.

2. Controle de entradas e saídas

Além desse controle ajudar a fazer um acompanhamento mais rigoroso de todos os itens que entram e saem do estoque - inibindo desvios ou utilização inadequada -, ele permite uma análise mais assertiva a respeito do tempo médio que cada item permanece no estoque.

Sendo assim, é possível saber quanto tempo levará até determinado insumo se esgotar e quando uma nova compra deve ser realizada, evitando que o hospital sofra com falta desses itens no atendimento aos pacientes.

3. Gestão de compras

A gestão de compras está intimamente ligada à gestão de suprimentos. Se, por um lado, o controle dos insumos permite fornecer informações mais precisas a respeito das compras que devem ser realizadas, por outro, uma gestão de compras eficiente deve se preocupar com o tempo que os fornecedores dos materiais levam para entregar os itens no estoque e acioná-los em tempo hábil, antes que os itens se esgotem.

Dessa forma, podemos dizer que as duas atividades estão ligadas e influenciam diretamente nos resultados uma da outra, o que faz com que a comunicação deva ser constante, clara e objetiva.

4. Armazenamento adequado

Outro ponto de muita relevância na gestão de suprimentos é o armazenamento correto de cada tipo de material, de acordo com suas especificações e/ou restrições. Alguns itens devem estar armazenados em condições especiais, temperaturas adequadas e ventilação correta. Algumas vacinas ou injeções, por exemplo, devem ser refrigeradas, o que requer um ambiente específico para esses materiais.

Portanto, deve-se sempre atentar-se para as condições de armazenamento de cada item e cumprir com essas determinações.

5. Organização do espaço físico

Uma gestão de suprimentos eficiente também envolve a organização do estoque físico. É preciso ter o cuidado de determinar uma localização específica para cada medicamento e organizar por lote e por prazo de validade.

Além disso, é preciso seguir essa organização na hora de repor os insumos a cada nova compra. Isso facilita na hora de encontrar os itens e durante a conferência de rotina para avaliar os vencimentos de cada medicamento.

6. Identificação dos itens

Além da preocupação com a organização do estoque físico, a melhor forma de controlar e de otimizar a identificação dos medicamentos é por meio da identificação visual - que pode ser feita tanto por nome quanto por códigos. Isso evita perder um tempo excessivo procurando cada item dentro do estoque, principalmente quando a necessidade daquele material é um caso de urgência ou emergência.

Esse sistema de identificação visual também pode ser utilizado para sinalizar as quantidades de itens, utilizando cores para indicar a necessidade de reposição - como amarelo para atenção e vermelho para casos críticos que precisam ser repostos com rapidez - e tornando o processo de controle mais eficiente.

Saiba como fazer uma gestão de estoque eficiente para a farmácia hospitalar.

7. Unitarização dos medicamentos

Pode acontecer, em muitos casos, de as quantidades e unidades de medida dos medicamentos enviadas pelo fornecedor serem diferentes das quantidades utilizadas no hospital em suas rotinas. Nesse caso, é necessário estabelecer procedimentos bem definidos para a unitarização desses medicamentos.

Esse fracionamento em doses menores ou individuais, bem embalados e adequadamente rotulados, ajuda na administração nos pacientes, de acordo com as doses, faz com que ela seja mais rápida e ainda contribui para prevenir desperdícios e extravios dos medicamentos.

8. Treinamento dos funcionários

Devido às particularidades que envolvem a gestão de suprimentos em hospitais, os colaboradores responsáveis pelo estoque devem ser devidamente treinados e orientados a respeito dos procedimentos corretos de recebimento, conferência, inventário, unitarização e liberação dos medicamentos.

Isso ajuda a diminuir a incidência de erros que podem levar a prejuízos, perdas, desperdícios ou, ainda, à administração incorreta nos pacientes.

9. Inventário dos medicamentos

A atividade de inventário consiste em realizar contagens periódicas dos itens e compará-las ao controle. Uma das principais vantagens da realização dessa atividade é o fato de controlar o fluxo e levantar as possíveis falhas, bem como suas causas.

Com isso, é possível inibir fraudes, desperdícios e extravios dos medicamentos e outros suprimentos hospitalares - o que contribui, mesmo que indiretamente, para a redução de custos. Para que essa medida seja ainda mais eficaz, o ideal é que o inventário seja feito em ciclos, com intervalos menores.

10. Fornecedores confiáveis

A gestão de suprimentos não trata apenas dos fluxos referentes aos estoques, apesar de grande parte dos processos estar relacionada a eles. Para poder fazer uma gestão eficiente, um dos pontos fundamentais é poder contar com fornecedores confiáveis, pontuais e que ofereçam produtos de qualidade.

Para garantir que esses requisitos sejam cumpridos, é possível realizar um programa de desenvolvimento de fornecedores, em que, antes de realizar a seleção, elabora-se uma lista com todas as exigências necessárias, e requerer das empresas participantes do processo de cotação que as exigências sejam cumpridas.

A gestão de suprimentos para hospitais envolve particularidades que normalmente não existem ou não são tão evidentes como na gestão de uma empresa que trabalha voltada para a gestão de estoques ou que possui essa área como um dos pontos centrais de sua atividade. É devido a isso que alguns cuidados essenciais devem ser tomados e garantidos para que a gestão seja a melhor possível.

Você acha que tem mais algum cuidado que deve ser tomado na gestão de suprimentos de um hospital que não foi citado no texto? Assine nossa newsletter e não deixe de receber o conteúdo do blog!