05 / Dezembro / 2019

Sistema de gestão hospitalar otimiza compliance em contratos

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Gestão inteligente monitora cumprimento das regras em tempo real, amplia controle do fluxo de caixa e otimiza resultados financeiros, além de garantir a qualidade dos serviços

 

De 60% a 80% das transações hospitalares são regidas por contratos. A variedade de documentos, firmados com fornecedores de medicamentos e insumos, operadoras de Saúde, médicos e profissionais do setor ou até mesmo com o próprio paciente, traz complexidade para a gestão hospitalar. Administrá-los de forma inteligente, garantindo o compliance conforme as particularidades de cada um, influencia diretamente no fluxo de caixa e, consequentemente, nos resultados da instituição

Marcos Affonso, gerente de produto responsável pela área de controladoria e finanças da MV, explica que essa complexidade exige atenção especial da gestão hospitalar com as atividades cotidianas que envolvem contratos. “Além de hospital em si, a organização acumula atividades de hotel, cafeteria, restaurante, rouparia, laboratório, todos operando com foco em cuidar das pessoas. Se houver erros na gestão dos contratos, o impacto não é só financeiro, mas também para o paciente, pois há queda na qualidade dos serviços.” 

O principal objetivo da gestão inteligente de contratos é o acompanhamento de todo o ciclo de vida do documento: da sua criação, passando pela execução e até o seu encerramento. A performance financeira e operacional de uma empresa depende muito disso, uma vez que, ao realizar uma boa gestão, com processos bem definidos, é possível minimizar riscos, analisando e identificando tendências ou gargalos. 

O uso de um sistema de gestão hospitalar automatiza todas as etapas envolvidas na gestão dos contratos, minimizando a ocorrência de erros, por exemplo, no ressuprimento de materiais e medicamentos. Com as regras de cada contrato detalhadas no sistema, criam-se alertas sobre as datas acordadas com cada fornecedor para o ressuprimento, garantindo a disponibilidade dos insumos primordiais para a prestação da assistência. 

A ferramenta ainda permite monitorar a qualidade dos produtos entregues por cada fornecedor, já que os parâmetros acordados ficam disponíveis em tempo real e podem ser checados pelos responsáveis no momento do recebimento. Affonso cita como exemplo um medicamento que deve ser mantido refrigerado a até 10 graus Celsius. É possível checar se a regra contratual está sendo cumprida e, caso não esteja, optar por descredenciar o fornecedor, garantindo, assim, que o insumo necessário ao cuidado esteja nas condições ideais de uso. Portanto, além de evitar a perda financeira, garante-se a segurança do paciente

Ao otimizar o compliance dos contratos, o sistema de gestão também minimiza a ocorrência de fraudes como, por exemplo, pagamentos incorretos a prestadores de serviço ou insistência em um contrato com determinado fornecedor mesmo que o produto não esteja nas condições adequadas. 

Fluxo de caixa

Essa gestão integrada proporciona acompanhar, em tempo real, todas as regras dispostas em contrato, tais como data de vencimento, alertas de renovação, especificidades de pagamento, incluindo uma previsão mais assertiva do orçamento hospitalar. Dessa forma, a administração do hospital garante mais controle sobre o fluxo de caixa e evita surpresas como gastos inesperados, que comprometem o equilíbrio financeiro. “Tudo o que passa da previsão feita pelo sistema exige aprovação da alta direção. Dessa forma, as decisões são tomadas com base em dados, evitando que se tenha de lidar com um custo mais alto quando ele já aconteceu”, destaca Marcos Affonso. 

Com contratos monitorados de forma inteligente e automatizada, torna-se mais simples para a gestão hospitalar fazer a análise dos resultados orçamentários, pois há uma visão ampla do que foi planejado e daquilo que de fato aconteceu. Esses dados podem ser trabalhados, ainda, por ferramentas de Business Intelligence (BI), que permitem criar indicadores para analisar cada aspecto dos contratos, avaliando a viabilidade de mantê-los ou a necessidade de substituí-los. O modelo oferece avaliações aprofundadas, que promovem insights de negócios valiosos para os gestores da instituição. E tudo em tempo real, pois os dashboards são atualizados simultaneamente. 

Assim, é possível corrigir a rota no momento em que a inconsistência é identificada, garantindo que tudo o que está em contrato será cumprido”, afirma o especialista da MV.

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