Tecnologia como aliada da gestão da operadora no cumprimento das normas da ANS
Além de gerar arquivos de acordo com as obrigações legais da agência, o uso de um sistema de gestão garante a integridade das informações transmitidas, independentemente do lapso temporal
Para autorizar e fiscalizar a comercialização de planos de saúde em todo o País, a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) estipulou uma série de obrigações legais que toda gestão da operadora deve cumprir. A lista atual soma 14 normas vigentes, entre elas o envio de dados de movimentação cadastral dos beneficiários, a comunicação de eventos em saúde, o acompanhamento dos dados financeiros e o monitoramento de informações específicas sobre a quantidade de eventos autorizados e cobrados.
“Por deter poderes que permitem mandar abrir e fechar operadoras de planos de Saúde, a ANS está atenta a todos os passos dados pela gestão da operadora para o cumprimento de suas obrigações, que muitas vezes são mensais”, alerta Anderson Mota, gerente comercial de produtos da MV.
O órgão ainda é responsável pela apuração e divulgação do Índice de Desempenho da Saúde Suplementar (IDSS), uma espécie de nota atribuída às operadoras, e realiza a visita técnico-assistencial, regulamentada em julho de 2017, que consiste no exame das instalações em busca de não-conformidades.
Todas essas obrigações fazem com que a gestão da operadora de Saúde lide com uma enxurrada de informações legais, cujo cumprimento é otimizado com o uso da tecnologia.
“A maioria das informações enviadas para a ANS circulam em uma extensão chamada .XML que requer, obrigatoriamente, o uso de um sistema de gestão”, explica Mota, informando que é comum a agência cruzar dados de arquivos para se certificar da integridade das informações oferecidas.
Se a entrega das informações solicitadas pela ANS é uma obrigação, a tecnologia pode ainda somar algumas funcionalidades que trazem um salto de eficiência para a gestão da operadora. Isso acontece com o reporte de informações de forma padronizada e automática, por exemplo.
“Um exemplo simples é que nos formulários obrigatórios o nome do beneficiário não pode estar abreviado, sob pena do seu cadastro ser rejeitado pela agência. A tecnologia pode prevenir erros como esse, ou seja, ao saber que os nomes não podem ser abreviados o sistema não deixa que esse tipo de controle seja humano. Assim, em toda a inclusão ou alteração de dados cadastrais, aplicam-se as regras da ANS em tempo de execução, e não quando o arquivo é gerado e o erro já aconteceu”, exemplifica Mota.
Sistemas assim também evitam a necessidade de a gestão da operadora contratar outros softwares para validar e corrigir os dados antes de serem enviados, o que também melhora a sua nota IDSS por evitar vai-e-vem de arquivos.
“O sistema ainda tem a vantagem de impedir que prestadores de serviços incorram em erros na hora de adicionar informações sobre os beneficiários ou dados assistenciais”, complementa Mota, lembrando que a falta do controle externo para a manipulação de dados torna essa funcionalidade ainda mais relevante.
A contabilização de eventos de forma automática e em tempo real é outra funcionalidade de destaque do sistema para operadora:
“Durante a transmissão da cobrança, por exemplo, a tecnologia já inclui uma camada extremamente didática que direciona o prestador de serviços a preencher todas as informações obrigatórias segundo as normas da ANS”, resume o especialista, lembrando que ações como essa também evitam glosas por erros técnicos.
A única etapa que o sistema ainda não consegue realizar atualmente é o envio automático das informações devido à plataforma usada pela agência.
“A ANS ainda exige que uma pessoa faça o envio de modo manual, realizando uploads na plataforma, como se fossem anexos de e-mails, exceto em uma obrigação chamada DIOPS, onde a solução deve ser capaz desse envio automatizado”, descreve Mota.
Assim que os arquivos são processados e enviados, a tecnologia também impede que eles sejam manipulados durante a exportação, justamente para evitar ações manuais no processo de finalização.
“Uma das grandes preocupações para a gestão da operadora é que os dados sejam fiéis, independentemente do lapso temporal”, conta Mota.
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Isso porque após o envio das informações, a ANS consegue consultar a operadora sobre esses dados a qualquer momento. Ainda é comum o gestor obter relatórios diferentes para os mesmos dados poucos dias após enviá-los.
“A tecnologia, portanto, precisa garantir não apenas a qualidade desses dados, mas também sua integridade pós-geração”, defende o especialista.
Para o futuro, os sistemas de gestão também conseguirão otimizar ferramentas de inteligência, como Business Intelligence (BI) e painéis de indicadores, no apoio para o entendimento das obrigações legais da ANS.
“A ideia é que, com isso, a gestão da operadora possa até mesmo simular a nota IDSS muito antes de gerar o arquivo”, destaca Mota.