Agilidad en la facturación y reducción de errores son dos de esos resultados; además de la tecnología, procesos claros y bien definidos son fundamentales para lograrse resultados como, por ejemplo, disminución de los rechazos

Agilidad en la facturación y reducción de errores son dos de esos resultados; además de la tecnología, procesos claros y bien definidos son fundamentales para lograrse resultados como, por ejemplo, disminuciónde los rechazos

 

El Historial Clínico Electrónico del Paciente (PEP) es una plataforma que reúne informaciones actuales, promoviendo más asertividad y optimizando el diagnóstico médico. La herramienta también amplia la seguridad del paciente y del médico al permitir la creación de alertas automáticos, como en el caso de una posible interacción medicamentosa o alergia. Las mejoras exceden el campo de la asistencia y, además, apoyan a la organización de la facturación y en el cierre de las cuentas médicas. 

De acuerdo con André Farias, médico y consultor de gestión en Salud, ese proceso hospitalario incluye el registro de todos los gastos con materiales como, entre otros, insumos, personal, hotelería, energía eléctrica, mantenimiento de los equipamientos – utilizados en cada realización de procedimientos médicos para diagnósticos, tratamientos o rehabilitación de patologías. El experto explica que todos los personales deben estar involucrados. “Sin embargo, se implican más directamente los personales del departamento administrativo, que es en donde los consumos son consolidados inmediatamente tras la realización de los procedimientos para la emisión de las facturas, pasando por auditoría de los registros clínicos de acuerdo con los protocolos asistenciales en uso.” 

Marcelo Nascimento, experto en administración hospitalario, destaca la importancia del proceso para la organización de Salud. Según él, la facturación hospitalaria es la responsable por transformar en ganancias todo el esfuerzo de la cadena productiva. Es considerado un proceso complejo, pues el éxito depende de varios departamentos, ya que la facturación solo reúne las informaciones y las envía para los prestadores de servicios. “Entiendo que es necesario que todos los departamentos involucrados tengan conocimiento de las reglas de las aseguradoras de Salud, de los criterios de auditoría y de las fechas de envío de las cuentas a las fuentes pagadoras, para garantizar el éxito de ese proceso”, afirma. 

Son cuatro los principales resultados obtenidos con la implementación del PEP en el cierre de las cuentas médicas: 

1- Agilidad en la facturación: la prescripción electrónica registra todas las órdenes médicas (honorarios, exámenes de laboratorio, exámenes de imágenes, medicamentos y otros procedimientos) que ocurrieron en una determinada atención. Basado en las configuraciones, el sistema hace la solicitud automática al servicio de farmacia de todos los materiales necesarios y de los medicamentos prescritos por el médico para los cuidados al paciente, evaluando de forma automática la cobertura de los ítems por el convenio y plan; además, hay la necesidad de autorización en algunos casos, como los de alto costo. 

Tras la verificación de los ítems por el equipo de enfermería, de la toma de muestra y de la realización de los exámenes, y del registro de sus respectivos informes médicos, los procedimientos son automáticamente cargados en la cuenta del paciente o en la cuenta particular, en caso de no autorización o cobertura por el convenio y plan. Con la automación del proceso clínico y asistencial, la auditoría de las cuentas se hace más ágil, ampliando la transparencia en la relación entre el hospital y la aseguradora. 

2- Cobros asegurados: la validación de cobertura de los procedimientos prescritos es ejecutada de forma automática, de acuerdo con las reglas comerciales de las aseguradoras registradas en el sistema. Se garantiza, así, que se enviará todo que necesite una autorización previa para el departamento competente, reduciendo las burocracias, además de obligar que el médico justifique la conducta que se utiliza como argumento junto a la aseguradora para la autorización. Todo que se encuentre previamente autorizado se cargará en la cuenta después de su ejecución (revisión, dispensación, realización e informe médico).

3- Reducción de rechazos: con el PEP, el aviso de ítems cubiertos por el convenio es automatizado y realizado en tiempo real, juntamente con la prescripción, dispensación y realización, posibilitando el cobro, en carácter particular de ítems no cubiertos y/o negados por el convenio. El aviso contempla también las exigencias de presentación de justificativas de parte del médico para la liberación de materiales, medicamentos y procedimientos. Así, es posible, se puede prevenir y actuar en la reducción de rechazos. De esa forma, se promueve un dato más confiable y claro, evitando problemas comunes a las organizaciones de Salud, como judicialización. Con la prescripción electrónica, todas las acciones del equipo multidisciplinar quedan registrados en el sistema. Así, se reduce la necesidad del médico auditor una acción, tornando la relación más clara. 

4- Reducción del ciclo financiero de la cuenta: Con la implantación de PEP y de todos los controles anteriormente mencionados, hay una reducción sustancial en el periodo de cierre de la cuenta tras el alta del paciente y el envío para el convenio, aumentando de forma significativa la entrega de las cuentas dentro del mismo periodo, evitando el “stock” de cuentas en la facturación. Se estima que el ciclo financiero de la cuenta con la implantación automatizada de toda la atención del paciente gira en torno a 40%, mejorando la performance de las áreas y el resultado de la institución. 

Gestión 

Si bien los impactos no ocurren con el uso aislado del PEP. Marcelo Nascimento adverte: si la institución no tiene procesos bien definidos, escritos, actualizados y accesible a todos, no habrá avanzos. 

Es decir, la gestión de procesos hospitalarios y la consecuente comunicación eficiente de ellos son fundamentales para la obtención de resultados en el cierre de las cuentas médicas.