Eliminação das definições intuitivas e uso de informações cruzadas para traçar estratégias amadurecem gestão e trazem ganhos para os centros

O sucesso de um centro diagnóstico pode ser medido, em boa parte, pela qualidade e organização dos exames de pacientes. Na corrida pela preferência dos clientes, larga na frente o centro que transforma dados em indicadores de medicina diagnóstica para auxiliar o gestor na tomada de decisões.

São considerados indicadores de medicina diagnóstica os dados organizados do paciente, desde o momento de seu cadastro até a entrega dos resultados. Nesse meio tempo consideram-se os seguintes passos: demanda por agendamento, realização de exames com laudos precisos, agilidade na recepção do paciente e na realização do exame, produtividade dos profissionais e agilidade na entrega de resultados.

De acordo com Heitor Gottberg, consultor da companhia Folks TIC - Tecnologia, Inovação e Conhecimento para Saúde, para auxiliar na implantação de indicadores de medicina diagnóstica existem desde ferramentas mais simples, como uma planilha de Excel, composta por números e textos relacionados aos pacientes e funcionários, até sistemas mais completos, que coletam dados pessoais, histórico de exames e amostras, por exemplo.

“É preciso padronizar dados e cruzar de informações”, afirma Gottberg.

Ele ressalta que com o uso de sistema de Business Intelligence (BI) é possível eliminar atividades manuais, diminuindo o tempo de execução das tarefas, padronizando os processos operacionais e melhorando o fluxo da informação. Por meio da tecnologia é possível elaborar relatórios e indicadores com dados de exames, convênio, procedimento, médico solicitante e executante, por exemplo.

No que diz respeito ao diagnóstico do paciente, os bancos de dados do BI possuem papel importante por serem construídos a partir de séries históricas e possibilitarem o cruzamento de informações do cliente. Isso permite à equipe médica identificar e responder a situações de risco com maior precisão e rapidez.

O uso da tecnologia permite ainda que os resultados sejam submetidos à análise de mais de um profissional. Ao disponibilizar o dado na nuvem, especialistas em outras localidades podem acessar o exame, a fim de sanar alguma dúvida ou reforçar a análise ao realizar diagnóstico conjunto, situação, esta, que aumenta a precisão. O trabalho em equipe pode ser feito remotamente e simultânea.

Por meio dos dados, é possível não somente promover uma segurança maior do paciente, mas garantir que os centros tracem estratégias de negócios, como a contratação de profissionais em turnos específicos conforme o movimento; ou avaliem a necessidade de aquisição de equipamentos. Além disso, ter indicadores de medicina diagnóstica possibilita a análise da rentabilidade por cada tipo de exame, cruzando o tempo dispendido, o status do profissional e o volume de clientes, entre outros.

A produtividade também pode ser medida pela visualização completa das atividades de cada colaborador, da distribuição de tarefas e do nível de importância de cada uma delas, sem esquecer o desempenho econômico da empresa – o que é possível, por exemplo, a partir de indicadores de procedimentos glosados —, da taxa de ocupação de equipamentos, dentre outros.

A partir de então, é possível analisar o desempenho das equipes, contribuindo para aprimorar o processo de descrição e avaliação de cargos, desempenho dos funcionários e equipes, fixação de metas, formulação de política de recompensas, entre outros aspectos que envolvem a questão da gestão de pessoas.

Um dos resultados do uso de ferramentas como essas é o ganho de tempo, pois os profissionais têm de se dedicar menos a atividades administrativas e, com isso, ganham horas de seus dias para se dedicar mais e melhor ao atendimento aos pacientes.

Para o consultor da Folks TIC, o uso de ferramentas de cruzamento de dados está diretamente ligado a uma melhora de desempenho financeiro de estabelecimentos médicos. Contudo, ele afirma ser difícil mensurar o ganho em níveis percentuais, uma vez que há inúmeras variáveis em jogo, como fluxo de pacientes, tamanho da equipe e portfólio de procedimentos.

“Com o cruzamento de dados eliminamos as decisões por instinto ou por exclusão, tentando adivinhar a causa do problema. Com o cenário real, concebido por meio dos dados, há uma efetiva redução de gargalos e melhora no desempenho financeiro”, diz.