Agilidade no faturamento e redução de erros são dois deles; além da tecnologia, processos claros e bem definidos são cruciais para alcançar resultados como, por exemplo, diminuição das glosas

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é uma plataforma que reúne informações atuais e o histórico clínico do indivíduo, promovendo mais assertividade e otimizando o diagnóstico médico. A ferramenta também amplia a segurança do paciente e do médico ao permitir a criação de alerta automáticos, como alguma interação medicamentosa ou alergia. As melhorias ultrapassam o campo da assistência e ajudam, também, na organização do faturamento e no fechamento das contas médicas. 

De acordo com André Farias, médico e consultor de gestão em saúde, esse processo hospitalar inclui o registro de todos os gastos com materiais, insumos, pessoal e outros custos — como hotelaria, energia elétrica, manutenção dos equipamentos, etc — despendidos a cada realização de procedimentos médicos para diagnósticos, tratamentos ou reabilitação de patologias. O especialista explica que todos os colaboradores devem estar envolvidos.

“Contudo, são mais diretamente implicados os profissionais do departamento administrativo, onde os consumos são consolidados imediatamente após a realização dos procedimentos para a emissão das faturas, passando por auditoria dos prontuários de acordo com os protocolos assistenciais em uso.”

Marcelo Nascimento, especialista em administração hospitalar, destaca a importância do processo para a organização de Saúde. Segundo ele, o faturamento hospitalar é o responsável por transformar em receita todo o esforço da cadeia produtiva. É considerado um processo complexo, pois o sucesso depende de inúmeros departamentos, já que o faturamento apenas reúne as informações e as envia para os tomadores de serviços.

“Entendo que é necessário que todos os departamentos envolvidos tenham ciência das regras das operadoras de saúde, dos critérios de auditoria, das datas de envio das contas às fontes pagadoras, para garantir o sucesso desse processo”, afirma. 

São quatro os principais resultados obtidos com a implementação do PEP no fechamento das contas médicas. Conheça:

1 - Agilidade no faturamento

A prescrição eletrônica registra todas as ordens médicas (honorários, exames de laboratório, exames de imagens, medicamentos e outros procedimentos) que ocorreram em um determinado atendimento. Baseado nas configurações, o sistema faz a solicitação automática ao serviço de farmácia de todos os materiais necessários e dos medicamentos prescritos pelo médico para os cuidados do paciente, avaliando de forma automática a cobertura dos itens pelo convênio e plano e também se há necessidade de autorização em alguns casos, como os de alto custo. 

Após a checagem dos itens pela equipe de enfermagem, a coleta e a realização dos exames e o lançamento de seus respectivos laudos, os procedimentos são automaticamente carregados na conta do paciente ou na conta particular, em caso de não autorização ou cobertura pelo convênio e plano. Com a automação do processo clínico e assistencial, a auditoria das contas se torna mais ágil, ampliando a transparência na relação entre hospital e operadora.

2 - Cobranças asseguradas

A validação de cobertura dos procedimentos prescritos é executada de forma automática, conforme as regras comerciais das operadoras registradas no sistema. Fica garantido, assim, que tudo aquilo que necessita de autorização prévia será encaminhado ao departamento competente, reduzindo os entraves burocráticos, além de obrigar o médico a justificar a conduta que será utilizada como argumento junto à operadora para a autorização. Tudo aquilo que estiver pré-autorizado será carregado na conta após a sua execução (checagem, dispensação, realização e laudo).

3 - Redução de glosas

Com o PEP, o aviso de itens cobertos pelo convênio é automatizado e feito em tempo real juntamente com a prescrição, dispensação e realização, possibilitando a cobrança em caráter particular de itens não cobertos e/ou negados pelo convênio. O aviso contempla também as exigências de apresentação de justificativas por parte do médico para a liberação de materiais, medicamentos e procedimentos. Com ele, portanto, é possível prevenir e atuar na redução de glosas.

Dessa forma também se promove um dado mais confiável e transparente, evitando problemas comuns às organizações de saúde, como judicialização. Com a prescrição eletrônica, todos os atos da equipe multidisciplinar ficam registrados no sistema. Então, a necessidade de o médico auditor contestar um ato é reduzida, tornando a relação mais transparente.

4 - Redução do ciclo financeiro da conta

Conforme dados da Associação Nacional dos Hospitais Privados (Anahp), o ciclo financeiro de uma conta é de 83 dias. Com a implantação do PEP e de todos os controles anteriormente mencionados, há uma redução substancial no período de fechamento da conta após a alta do paciente e o envio para o convênio, aumentando significativamente a entrega das contas dentro da mesma competência e evitando, assim, o “estoque” de contas no faturamento. Estima-se que o ciclo financeiro da conta com a implantação automatizada de todo o atendimento do paciente gire em torno de 40%, melhorando o desempenho das áreas e o resultado da instituição.

Gestão 

Os impactos listados, no entanto, não ocorrem com o uso isolado do PEP. Marcelo Nascimento alerta: se a instituição não tiver processos bem definidos, escritos, atualizados e do conhecimento de todos, não haverá avanços. Ou seja, a gestão de processos hospitalares e a consequente comunicação eficiente deles são cruciais para a obtenção de resultados no fechamento das contas médicas.