04 / Setembro / 2015

6 rotinas para ter uma gestão eficiente na operadora de plano de saúde

operadora de plano de saúde

Desempenhar uma gestão eficiente é um meio de garantir que a empresa mantenha-se competitiva em sua atuação no mercado. Para alcançar esse propósito, a operadora de plano de saúde precisa implementar rotinas funcionais, mas antes é preciso ainda rever como algumas atividades são desenvolvidas, inclusive as mais rotineiras, e identificar os gargalos que dificultem o processo de gestão.

Neste post, vamos falar sobre algumas rotinas importantes que uma operadora de plano de saúde deve executar, como a padronização de tarefas e processos, por exemplo. Acompanhe e descubra como as rotinas de gestão podem contribuir para elevar cada vez mais a qualidade dos serviços oferecidos pela operadora de planos de saúde.

Controlar os processos desde o início
Muitas vezes, alguns processos precisam ser revistos, mesmo nas etapas iniciais, para que se identifique a origem de problemas recorrentes que podem estar retardando a gestão da empresa. Para uma empresa que opera planos de saúde, é importante ter especial atenção quanto ao público alvo e quanto ao tipo de contrato que está sendo negociado.

Nesse sentido, é conveniente rever os contratos, considerando o perfil do público a que se destinam. Verificar se planos individuais, familiares ou coletivos empresariais têm suas regras claras e adequadas ao perfil dos beneficiários, a fim de evitar enganos, imprevistos e ônus para a operadora.

Um equívoco é acreditar que problemas de ordem contratual venham a trazer consequências apenas no futuro. No segmento das operadoras de plano de saúde, é inevitável que tão logo o contrato do beneficiário comece a vigorar, a operadora tenha de lidar com os encargos ou outros efeitos nocivos advindos de interpretações equivocadas quanto às especificações dos serviços contratados.

A gestão de contratos e a gestão de beneficiários podem ser mais dinâmicas se a operadora contar com apoio de ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão que simplifiquem a organização e o controle sobre processos dessa natureza.

Desenvolver ações específicas para cada grupo de clientes
Para que a gestão dos clientes seja feita de forma mais efetiva, deve ser considerado o segmento de cada grupo de acordo com o tipo de contrato que possuem enquanto beneficiários.

É importante que a operadora consiga estabelecer uma comunicação com cada tipo de público, para isso é preciso que sejam desenvolvidas ações específicas direcionadas. Iniciativas assim são úteis para exercer um acompanhamento dos beneficiários no sentido de esclarecer, ajudar e informar, sendo também uma forma de aumentar a confiabilidade dos clientes na operadora.

Trabalhar com um planejamento realista dos custos
Negociações com hospitais, clínicas, médicos e laboratórios são essenciais para que a operadora trabalhe sob um planejamento mais realista e não venha a ser surpreendida com custos extras. Para ter mais controle das variações dos custos é importante estabelecer cláusulas contratuais adequadas e estabelecer limites para acordos do tipo fee-for-service, por exemplo.

Negociar com os prestadores dos serviços de saúde é também extremamente importante para esclarecer que o compartilhamento deve ser não só dos resultados obtidos, mas também dos riscos aos quais a operadora está exposta. Criar uma relação de transparência com os prestadores de serviços médicos é um passo para garantir a boa qualidade desses serviços e incentivar que se unam os esforços para benefício de todos os envolvidos, inclusive para melhoria do atendimento aos usuários.

Padronizar processos
Implementar padrões contribui para que a gestão seja mais fluída e torne-se mais eficiente para comportar todas as demandas administrativas e assistenciais das operadoras. Aliás, grande parte das despesas das operadoras de plano de saúde é decorrente de custos assistenciais, que vão desde o credenciamento de médicos até o atendimento nos pontos de assistência ao beneficiário. Por isso, é fundamental que a gestão seja aprimorada, adotando esquemas padronizados para evitar que um mesmo procedimento seja executado de formas diferentes e crie desordem a ponto de emperrar ou dificultar o fluxo da empresa.

Adotar um sistema informatizado é uma solução a favor da padronização. Um sistema é capaz de agilizar as operações diárias, organizando e permitindo exercer maior controle sobre processos administrativos, financeiros ou gerenciais da operadora. A implementação de padrões apoiada em soluções tecnológicas contribui para que os fluxos de gestão da operadora deixem de ter impedimentos, diminuindo a ocorrência de retrabalho e tornando os processos mais dinâmicos.

Alinhar a gestão comercial à estratégia da operadora
É imprescindível que o setor de vendas de uma operadora de plano de saúde mantenha um equilíbrio entre a entrada e saída de beneficiários. As vendas são uma área muito importante para empresas desse segmento, portanto negociar mais contratos e trazer clientes deve ser uma iniciativa alinhada à estratégia da empresa, seja ela a de aumentar a receita, melhorar os resultados financeiros, ou outra.

Para atuar com maior eficiência no controle de vendas e na política de comissões, as soluções tecnológicas são também um diferencial. Um software pode, por exemplo, assegurar que pagamentos indevidos nos comissionamentos não sejam realizados, assim são evitados gastos extras e o controle financeiro fica menos vulnerável.

Verificar se as exigências da ANS estão sendo cumpridas
A Agência Nacional de Saúde Suplementar avalia anualmente atributos para verificar o desempenho das operadoras de saúde e por isso existe o IDSS (Índice de Desempenho da Saúde Suplementar). O objetivo dessa medida é estimular a boa qualidade dos serviços oferecidos por essas empresas.

Já sabemos que há indicadores de qualidade que toda instituição deveria acompanhar. Entretanto, é também por meio de indicadores que o IDSS é determinado, daí a importância que a operadora esteja atenta, pois precisa assegurar que inconsistências sejam controladas, evitando que o IDSS caia e evitando a incidência de multas, um ônus financeiro imprevisto que pode causar desequilíbrio financeiro.

Fatores como disponibilidade e assistência aos beneficiários, cumprimento das obrigações financeiras para oferecer atendimento de qualidade aos beneficiários, volume de reclamações dos beneficiários e oferta de rede (que inclua consultórios, ambulatórios, centros de diagnóstico e hospitais, entre outros prestadores de serviços de saúde) fazem parte dos indicadores que determinam o IDSS de uma operadora de plano de saúde. Não é fácil, em meio às demandas da gestão, manter controle sobre tantos aspectos. As ferramentas tecnológicas constituem um diferencial para verificar se as exigências da ANS estão sendo cumpridas, pois podem acusar com eficácia o surgimento de inconsistências que venham a influenciar negativamente o IDSS.

Alcançar uma gestão eficiente na operadora de plano de saúde implica adotar novas medidas e aprimorar procedimentos a fim de tornar o processo mais simples, fluído e dinâmico. Nesse contexto, a tecnologia disponibiliza soluções que podem ser impactantes para otimizar esse processo de gestão.