01 / Outubro / 2015

Como otimizar os processos administrativos em uma operadora de plano de saúde

operadora de plano de saúde

Autogestão, filantrópica, cooperativa médica ou medicina de grupo: independentemente do formato, administrar uma operadora de plano de saúde no Brasil tem se revelado tarefa hercúlea, especialmente nos últimos anos. Mas há caminhos estratégicos para tornar sustentável uma empresa desse setor e é isso que iremos lhe mostrar nas próximas linhas!

A crise econômica (cuja alta inflacionária aumenta sensivelmente os custos operacionais), a volatilidade do câmbio (que encarece equipamentos hospitalares e insumos importados), a evolução constante dos itens cobertos pelo rol da ANS, assim como o exponencial aumento de demanda ocorrido nos últimos anos (sobretudo dos serviços de saúde privados, que não conseguiram ampliar sua estrutura no nível da procura) são alguns fatores que explicam por que está tão difícil equilibrar as contas dos serviços privados de assistência à saúde.

Consciente das dificuldades enfrentadas pelos gestores da área em conduzirem seus processos administrativos com excelência, bem como da necessidade de inserir tecnologia para reduzir custos, nossa equipe de especialistas elaborou algumas recomendações essenciais para que as operadoras de plano de saúde vivenciem esse período de crise nacional como uma oportunidade valiosa de ampliar mercado, em função da fragilidade administrativa da concorrência e de uma gestão baseada em TI. Vale a pena conferir!

=> Modernização da Gestão de Custos

Os sistemas de custo tradicionalmente usados por empresas de saúde (“Centro de Custos” e “Por Ordem de Produção”) foram utilizados no século XX com bons resultados; entretanto, estamos falando de um período totalmente distinto do cenário atual, marcado por beneficiários de perfil mais passivo do que o atual, produtos padronizados, marketing genérico, competitividade local, tecnologia com avanço moderado, etc. Hoje, o mundo mudou completamente. O cenário é de competitividade voraz e global, rivais adotando tecnologia de ponta para redução de despesas, marketing dirigido, pacientes bem-informados e com muitas opções (inclusive, quando o assunto é prestação de serviços de saúde). Quer otimizar os processos administrativos de sua operadora? Então a primeira recomendação é voltar os olhos para o redesenho dos sistemas de custeio, que devem se adaptar para corresponder às expectativas dos clientes, ampliar os lucros sem perder de vista a qualidade, além de sinalizar pontos falhos para aprimoramento e melhoria contínua.

Os sistemas de custo usados ainda hoje por algumas operadoras de planos de saúde desconsideram os custos da não qualidade, não usam conceitos modernos (como custo-meta) e ignoram indicadores de desempenho não financeiros que impactam as despesas. É preciso modernizar a gestão de custos, especialmente, com o auxílio de ferramentas eletrônicas de controle financeiro.

=> Desenvolvimento de um plano de precificação e negociação com os prestadores de serviços de saúde por meio de ferramentas de Big Data

A Ciência de Dados está hoje presente em todos os setores da economia. O imenso volume de informações que circula na web e é armazenado nos bancos de dados de empresas de saúde privada servem como poderosa matéria-prima para sistemas de data mining, cuja eficácia não pode ser desprezada por quem precisa tomar decisões de precificação e negociar os melhores valores juntos a profissionais da área médica, hospitais e laboratórios.

Estamos falando de sistemas de altíssima velocidade e incrível capacidade de processamento, que coletam e agregam dados de diversas fontes (precificação média do mercado para procedimentos médicos, indicadores macroeconômicos que possam vir a afetar os serviços de saúde, série histórica de honorários, variação no custo de serviços, etc.), combinando todo esse oceano de dados por meio de complexos algoritmos e técnicas estatísticas. Todos esses cálculos matemáticos com variáveis ligadas ao setor médico são transformados em informações gerenciais poderosas, as quais oferecem aos gestores de operadoras de planos de saúde referenciais sólidos que subsidiam a tomada de decisões, especialmente em uma mesa de negociação. Continuar precificando serviços de forma manual é assinar a certidão de óbito de uma operadora.

=> Integração de sistemas múltiplos

Auditoria, Análise de Contas, Rede Credenciada, Suprimentos, Marketing, Financeiro, Cadastro e Atendimento. Citamos aqui apenas alguns dos infindáveis departamentos que compõem a estrutura de uma operadora de plano de saúde. Inacreditável pensar que muitas empresas do setor ainda trabalham com sistemas diversos para cada área, formando uma verdadeira Torre de Babel operacional.

As empresas que resistem à força da tempestade da crise são aquelas que conseguem enxergar oportunidade para fortalecerem suas casas mesmo nos momentos de maior dificuldade. Integrar seus sistemas é básico, emergencial e imprescindível para reduzir custos e, assim, aumentar o faturamento mesmo sem ampliar a base de clientes.

Existem hoje no mercado modernos sistemas de controle de processos administrativos, desenvolvidos especialmente para a gestão de negócios de planos de saúde. Por meio deles é possível simplificar a gestão de contratos e beneficiários, gerenciar auditorias, exportar dados financeiros diretamente para o setor de Contabilidade (por exemplo), além de assegurar mais rapidez na liberação de autorizações para a realização de cirurgias eletivas e procedimentos de urgência. Tudo controlado por meio de um sistema inteligente, que ainda provê aos profissionais monitoramento de tendências, indicadores de desempenho e gerenciamento de projetos.

=> Controle de obrigações legais de forma eletrônica

As obrigações impostas pela ANS são diversas. Além disso, gerenciamento de questões ligadas ao compliance da empresa e a aplicação de determinações legais devem receber atenção especial. Por melhor e mais qualificada que seja a equipe da operadora, é praticamente impossível controlar com excelência tantas variáveis distintas a olho nu. É preciso ter um sistema que assegure o cumprimento das determinações da ANS, aplicação de reajustes estabelecidos por decisões judicias e controle de inconsistências, evitando multas e queda no IDSS da operadora.

=> Não abdicar de uma consultoria em gestão de negócios comandada por uma especialista em serviços de saúde

Embora ainda não seja de conhecimento público, algumas das maiores especialistas em gerenciamento estratégico com foco na área de saúde estão no Brasil. Essas empresas possuem expertise em gestão de resultados na saúde, na gestão estratégica por meio de ferramentas tecnológicas (como Business Intelligence - BI e Big Data Analytics), no monitoramento de riscos no sistema de saúde, na preparação para recebimento de auditorias, no suporte jurídico para adequação às regulamentações da ANS, no acompanhamento dos resultados (por meio de poderosas ferramentas como Balanced Scorecard-BSC), entre outras inúmeras soluções.