Passo a passo ajuda gestores e funcionários a mapear e planejar demandas dos pacientes, organizar itens e evitar a perda de medicamentos e insumos por vencimento, armazenagem inadequada ou uso indevido

A assistência em uma clínica médica envolve diversos materiais, como medicamentos, insumos, amostras ou outros itens imprescindíveis para a realização da consulta, dependendo da especialidade. A gestão inteligente do estoque garante que esses recursos estarão sempre disponíveis, além de evitar falhas com a medicação, reduzir perdas relacionadas à data de expiração e custos com compras, entre outros fatores.

Um sistema para clínica armazena informações digitalizadas sobre o estoque, facilitando o acesso e o cruzamento dos dados, o que permite elencar e calcular de forma dinâmica os insumos imprescindíveis para o atendimento. Para utilizá-lo com eficiência, o gestor pode seguir esse passo a passo:

- Conhecer o paciente e suas necessidades: é importante mapear o perfil do público. Ao avaliar o que o paciente espera, como se comporta e como foi o uso de determinados materiais em períodos anteriores, o gestor elenca o que precisa estar sempre disponível, e qual a quantidade suficiente para atender à demanda. Esse planejamento pode ser iniciado desde o agendamento online da consulta ou procedimento, caso haja integração da ferramenta com o sistema de gestão.

- Manter a organização: por mais que se conheça precisamente o que é necessário para os pacientes em todos os procedimentos, isso se perde se não houver informatização dos processos. Nesse ponto, um sistema de gestão auxilia na rastreabilidade de requisições e dispensações e aumenta a produtividade dos fluxos com o uso de etiquetas e leitores de código de barras. 

- Armazenamento: além de rastrear os medicamentos desde a entrada no estoque até a dispensação, o gestor também deve garantir o atendimento às normas de armazenamento apropriado dos medicamentos e insumos, visando evitar perdas por contaminação, vencimento ou utilização indevida.

- Fazer inventários: catalogar periodicamente os materiais também é indicado para manter o controle e facilitar a rotina da clínica médica. Essa estratégia é utilizada para controlar tudo o que está no estoque, incluindo as datas de entrada e saída, facilitando, assim, a preparação dos atendimentos nos próximos dias. Sistemas para clínicas permitem que se criem parâmetros de estoque mínimo e máximo, com alerta indicando a hora de efetuar novas compras ou a aproximação da data de vencimento.

- Padronizar o estoque: criar descrições uniformes e colocá-las nos produtos facilita a localização e evita duplicidade no cadastro. Na clínica digital, pode-se manter o histórico da compra e padronizar a forma de uso, diminuindo a ocorrência de erros e colabora para a elaboração de um inventário correto, além de auxiliar os funcionários a encontrarem com mais facilidade os itens do estoque.

- Registrar as movimentações: tudo o que entra e sai do estoque precisa ser registrado em requisições ou apontado em centros de custos. Esse processo não pode ser realizado “no olho”, baseado apenas na memória humana ou em anotações em planilhas. O gestor precisa saber, com clareza, quais produtos possui em estoque, em que quantidade e suas validades. O abastecimento dos estoques virtuais com o arquivo da nota fiscal eletrônica, vinda direto da farmácia, ajuda a otimizar esse processo.

- Manter boa relação com fornecedores: com o auxílio de programas especializados, é possível filtrar os fornecedores e realizar os pedidos baseados em critérios como preço, condições de pagamento e relacionamento. Sistemas para clínicas oferecem, inclusive, alerta sobre itens que aumentaram de preço desde a última cotação, bem como cruza informações de diversos fornecedores para compras mais inteligentes.

- Capacitar a equipe: nenhuma dessas estratégias terá validade se os funcionários da clínica médica não receberem o treinamento adequado para gerir o estoque eficientemente. O treinamento deve incluir tanto aspectos de gestão quanto engajar sobre a importância do correto preenchimento dos itens nos sistemas informatizados.

Ao alcançar mais eficiência na gestão de estoque e suprimentos, a clínica médica consegue reduzir os índices de desperdício e, assim, investir recursos para melhorar a qualidade do atendimento e o faturamento.