Práticas sustentáveis e uso de tecnologia ajudam a evitar gastos desnecessários e prejuízos na compra dos dispositivos

O que são OPMEs?

OPMEs são "Órteses, Próteses e Materiais Especiais". Trata-se de uma categoria de insumos médicos utilizados em procedimentos cirúrgicos e médicos. Esses materiais incluem órteses (dispositivos para correção ou apoio), próteses (substitutos para partes do corpo) e materiais especiais, como implantes e instrumentos cirúrgicos específicos. 

No contexto de saúde, a aquisição de OPMEs pode representar uma parte significativa dos custos hospitalares, e sua gestão adequada é crucial para otimizar recursos e garantir transparência nos processos de aquisição e utilização.

A aquisição de órteses, próteses e dispositivos médicos implantáveis (OPMEs) é parte do cotidiano da gestão de operadoras de saúde no país. 

Apesar disso, é vista como um processo desafiador, já que os materiais são caros e, além disso, é preciso lidar com questões que envolvem a necessidade de troca de tecnologias e o acompanhamento de profissionais de diversas áreas. 

Há também alto risco de ocorrerem irregularidades e ações judiciais que obriguem as organizações a adquirirem materiais importados e de alto custo.

Como funciona a importação de OPMEs para instituições de saúde

A importação de Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPMEs) para instituições de saúde segue um processo complexo e regulamentado devido à natureza sensível desses produtos. Aqui estão os passos gerais envolvidos no processo:

• Cadastro e licenças:
• A instituição de saúde deve ter registros e licenças adequadas para importação, emitidas por autoridades sanitárias do país.
• Definição das necessidades:
• Identificação das OPMEs necessárias com base em demandas clínicas e cirúrgicas específicas.
• Seleção de fornecedores:
• Escolha de fornecedores confiáveis, muitas vezes envolvendo pesquisas de mercado e negociações contratuais.
• Documentação aduaneira:
• Preparação da documentação necessária para a importação, incluindo faturas comerciais, certificados de origem e documentos de transporte.
• Despacho aduaneiro:
• Processo de liberação alfandegária para permitir a entrada das OPMEs no país. Geralmente envolve o pagamento de impostos e taxas alfandegárias.
• Conformidade com regulamentações locais:
• Verificação e garantia de que as OPMEs atendem aos padrões e regulamentações locais de qualidade e segurança.
• Armazenamento e distribuição:
• Recebimento e armazenamento adequado das OPMEs nas instalações da instituição de saúde, garantindo rastreabilidade.
• Registro e controle interno:
• Registros precisos das OPMEs, incluindo números de lote e data de validade. Sistemas internos de controle são essenciais.
• Treinamento e integração:
• Treinamento de profissionais de saúde para o uso adequado das OPMEs, além da integração desses materiais nos procedimentos clínicos.
• Monitoramento de custos e utilização:
• Avaliação contínua dos custos associados às OPMEs, buscando otimização e eficiência, além de monitoramento da utilização para evitar desperdícios.

É crucial que as instituições de saúde sigam as normas regulatórias e trabalhem com fornecedores confiáveis para garantir a qualidade, segurança e eficiência no processo de importação de OPMEs.

Entre os fatores de exposição da gestão de operadoras de saúde na compra desses dispositivos estão a alta frequência de uso, que pode mascarar pedidos suspeitos e o tamanho de algumas OPMEs, como próteses ortopédicas e neurológicas, além dos stents cardiológicos, que, por serem muito pequenos, são de difícil averiguação pós-cirúrgica.

Outro ponto a ser considerado é a autonomia do médico para tomar a decisão sobre o tratamento do paciente e o uso das OPMEs, incluindo a marca e o modelo que deverá ser adquirido pela operadora, exige maior acuracidade no processo para evitar que haja beneficiamento de fornecedores em detrimento de outros. 

Mas o médico não é o único responsável pela prática irregular. Somado a isso, pode haver lobby de um determinado fornecedor no hospital, já que apesar de haver muitos itens e produtos disponíveis no mercado, há poucas empresas que fornecem os dispositivos.

A operadora ainda está sujeita a outras fragilidades no processo de aquisição das OPMEs, como atitudes antiéticas ou ilegais e prática de concorrência desleal, como pagamento de comissões por indicação e até desvios ou fraudes de materiais.

Gestão sustentável de OPMEs

Diante desses fatores, garantir a gestão sustentável de OPMEs é crucial para evitar custos desnecessários dentro de uma operadora de saúde. Para alcançar o resultado, é preciso compartilhar medidas que apoiem não só a administração dos negócios de hospitais, operadoras e fornecedores, mas a sobrevivência de toda a cadeia de atendimento. 

É preciso atenção aos pontos descritos abaixo. Caso alguma etapa do processo não seja cumprida, as chances de a gestão de OPME na operadora não ser segura tendem a aumentar.

Necessidade de uma equipe multidisciplinar

A gestão de OPMEs nas operadoras de Saúde deve contar com equipe multidisciplinar, incluindo profissionais das áreas médica, administrativa, jurídica e auditoria, para a realização de avaliação da necessidade de compra de determinado dispositivo. 

O principal objetivo é evitar as fraudes, já que cada profissional, dentro da sua especialidade, irá analisar a coerência dos pedidos com o procedimento médico informado e se estão nos custos previstos pela organização.

Avaliação da junta médica

A avaliação da compra por uma junta médica também evita custos desnecessários, já que considera a coerência e a necessidade do pedido, atrelada ao preço dos materiais e à necessidade do paciente. 

Deve ser vista como mais que uma simples validação, mas sim uma prática institucionalizada na gestão da operadora de Saúde.

Acompanhamento e comprovação também é essencial

Outra indicação é o acompanhamento, pela instituição, das cirurgias e procedimentos de implantação dos dispositivos, comprovando, assim, a utilização dos materiais. 

Essa comprovação pode ser feita tanto in loco quanto por meio da entrega de exames realizados antes e depois dos procedimentos.

Entenda os modelos de reembolso de OPMEs

As operadoras podem ainda solicitar o reembolso de sobras de OPMEs que permaneceram no hospital. Também é possível negociar com o fornecedor das OPMEs, arcando somente com o que foi usado.

Os modelos de reembolso para Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPMEs) podem variar significativamente, dependendo das políticas de saúde, contratos entre hospitais e operadoras de planos de saúde, e práticas regulatórias específicas de cada país. 

Em alguns casos, o hospital pode receber um pagamento fixo através do modelo de Diária Global, que abrange todos os custos do procedimento, incluindo as OPMEs, incentivando a eficiência na gestão de custos. Outra abordagem é o Diaria Parcial, semelhante à diária global, mas apenas uma parte dos custos é incluída no pagamento fixo, permitindo que as OPMEs sejam cobradas separadamente.

Há também modelos de reembolso mais detalhados, como o Reembolso Baseado em Custo, onde o hospital é reembolsado pelos custos reais das OPMEs, acrescido de uma margem de lucro acordada. O Custo Médio Ponderado busca suavizar variações nos custos individuais dos dispositivos, calculando o reembolso com base no custo médio ponderado das OPMEs usadas em procedimentos semelhantes. 

Outras abordagens incluem o Reembolso Direto, onde a operadora de plano de saúde reembolsa diretamente o hospital pelos custos das OPMEs, e a Negociação de Pacotes, em que hospitais e operadoras negociam pacotes específicos que abrangem custos de procedimentos, honorários médicos e OPMEs.

Adicionalmente, alguns modelos utilizam Reembolso com Margem Fixa, em que o hospital recebe um pagamento fixo com uma margem predeterminada para cobrir os custos das OPMEs, sendo qualquer custo adicional responsabilidade do hospital. 

Em muitos casos, são implementados Modelos Híbridos, combinando diferentes abordagens para acomodar complexidades específicas e incentivar eficiência na gestão de custos. Essa variedade de modelos reflete as diferentes estratégias adotadas por sistemas de saúde e organizações para lidar com a complexidade e os custos associados às OPMEs.

Utilize a tecnologia a seu favor no controle de OPMEs

Além da eficiência no gerenciamento das aquisições de OPMEs, a tecnologia se torna aliada na tarefa de unificar interesses assistenciais a um controle de custos que garanta a sustentabilidade do sistema.

A informatização deve contemplar seis aspectos essenciais para garantir a sustentabilidade da gestão dos OPMEs. 

O primeiro deles é a capacidade de detectar incoerências, ou seja, avaliar se o material solicitado é incompatível com a necessidade do paciente. 

Também é preciso que o sistema realize o esquadrinhamento de grupos de risco, cruzando itens de OPME por grupo de risco ou faixa etária, para permitir uma análise sobre os produtos mais utilizados e maior previsibilidade para a aquisição dos materiais — o que, sem o sistema digitalizado, poderia demorar meses ou anos para se chegar ao mesmo quadro.

Na parte financeira, é importante que o sistema faça a equivalência dos produtos, oferecendo sugestões de OPMEs equivalentes e de menor custo para o solicitante de um dispositivo importado. 

Deve haver ainda possibilidade de comparação de preços, com histórico dos valores praticados por todos os fornecedores, a fim de estimular negociações em caso de preços acima da última cotação. A ferramenta de cotação eletrônica também é importante porque reúne os preços dos fornecedores das OPMEs, para fins de comparação.

Outro item importante na tecnologia escolhida é a consignação de OPMEs, que registra as compras pelo hospital e o ressarcimento pela operadora quando o material é utilizado. 

Com esses recursos e cuidados, é possível à operadora de saúde garantir a gestão desses materiais sem prejuízos financeiros ou fraudes, atendendo com qualidade os pacientes que realmente precisam dos dispositivos.

Em conclusão, a efetividade na gestão de OPMEs é essencial para a operadora de saúde moderna. A busca por modelos de reembolso eficazes, a implementação de práticas transparentes e a negociação criteriosa com fornecedores são passos cruciais. 

Além disso, a incorporação de tecnologias para rastreamento, controle de estoque e análise de dados pode potencializar o controle sobre os custos e garantir uma gestão mais eficiente. 

Ao priorizar a transparência, a conformidade regulatória e a busca constante por melhores práticas, as operadoras de saúde podem não apenas otimizar seus processos relacionados a OPMEs, mas também assegurar a entrega de cuidados de saúde de alta qualidade aos beneficiários. Este é um desafio contínuo, mas fundamental para o sucesso operacional e a prestação de serviços excepcionais em um cenário de saúde em constante evolução.