A logística hospitalar tem entrado em debate com mais frequência nos últimos anos por representar uma das áreas de maior impacto financeiro para as instituições de saúde.

Segundo o site Saúde Business, ela pode representar até 50% de todo o custo de atendimento em saúde, sabia? Por isso é que a ineficiência desse processo pode impactar significativamente toda a operação de clínicas e hospitais mundo afora. Em contrapartida, um processo logístico bem organizado pode trazer melhorias bastante relevantes para a gestão hospitalar e, consequentemente, para o atendimento aos pacientes.

Dentre os benefícios de ter uma logística hospitalar bem estruturada, os que mais impactam na gestão são a redução de custos com aquisições e também com armazenamento. Afinal de contas, uma gestão eficiente de estoque permite o giro na quantidade e no momento certos, bem como reduz significativamente a necessidade de infraestrutura física para a guarda de medicamentos, materiais e insumos.

Neste post, mostraremos algumas dicas voltadas à logística hospitalar, explicando como elas podem transformar sua gestão em um processo bem mais ágil e eficiente. Pronto para revolucionar essa área da sua instituição? Então fique de olho!

Mapeie os processos

Compreender todos os processos envolvidos na logística hospitalar, desde a programação das solicitações de compras de medicamentos e insumos até a dispensação para os pacientes e os setores é passo fundamental para melhorar as atividades inerentes a cada uma das etapas e, assim, atingir um nível de eficiência maior.

Então comece mapeando todos os processos e construindo os fluxos de sua atual prática. Em seguida, reúna sua equipe para analisá-los e identificar os gargalos. Por fim, reestruture os processos para conferir a eles mais agilidade e eficiência.

Prepare seu centro de distribuição

A gestão do estoque de medicamentos e insumos hospitalares é um dos grandes desafios das empresas do setor, ao serem materiais altamente perecíveis que exigem o manuseio correto para permanecerem aproveitáveis por mais tempo. Ambientes climatizados, com espaços adequados para o armazenamento dos medicamentos e insumos são a base para que seu centro de distribuição seja um fator facilitador para a logística hospitalar.

Vale ressaltar aqui uma questão que influencia diretamente na eficiência do sistema de armazenagem: a distribuição dos insumos no estoque. Os mais usados devem ser colocados à frente, facilitando assim a separação e a destinação ao usuário final.

Fortaleça o vínculo com os fornecedores

Manter um relacionamento próximo com os fornecedores também contribui para a melhoria da sua gestão logística, uma vez que permite o desenvolvimento de iniciativas em conjunto para tratar os gargalos da cadeia produtiva. A integração do sistema de gestão de estoque hospitalar com o sistema de estoque e vendas do fornecedor agiliza o processo de pedidos e garante abastecimento constante sem que um funcionário necessariamente tenha que se lembrar de fazer o pedido. Nesse caso, assim que o estoque atinge a quantidade mínima de insumos, o fornecedor é automaticamente acionado para expedir um novo lote.

Outra prática que pode ser adotada é a integração do sistema de gestão hospitalar a portais de compras on-line, otimizando ainda mais o processo de aquisições. Assim, o hospital faz os pedidos necessários e os recebe no endereço indicado no momento da compra, num prazo previamente programado.

Automatize os processos

A adoção das tecnologias adequadas para a logística hospitalar também deve ser uma preocupação para aumentar a eficiência da gestão hospitalar como um todo. Ao implementar sistemas de gestão de estoque e integrá-los aos demais sistemas da instituição, o fluxo de informações entre setores se agiliza e a quantidade de trabalho administrativo realizado pela equipe de saúde diminui. Nesse sentido, nota-se um aumento efetivo na produtividade em todos os setores do hospital, bem como uma significativa redução nas falhas humanas cometidas no preenchimento de dados e formulários de controle.

Invista na logística reversa

Medicamentos e insumos não usados em determinada unidade hospitalar podem ser redirecionados a outros estabelecimentos necessitados. É por esse motivo que se deve investir na logística reversa (devolução de medicamentos e insumos não empregados) ou ainda no compartilhamento desses materiais com outras unidades de saúde.

Para tanto, é possível formar parcerias, tanto públicas quanto privadas, para promover a integração dos sistemas de controle de estoque e, assim, haver a circulação desses insumos, de maneira a atenderem à demanda da população e não acabarem estragando por falta de uso em algum estoque por aí.

Confie na rastreabilidade

Uma gestão logística hospitalar eficiente também considera a rastreabilidade dos medicamentos e insumos como uma das premissas para atingir a excelência na cadeia produtiva. Usando o código de barras dos materiais, é possível controlar todas as movimentações, desde a saída do fornecedor até a administração nos leitos.

Esse processo, além de contribuir para uma gestão de estoque sem falhas, também auxilia em ações de recall de medicamentos, permitindo saber exatamente de onde o material veio, por onde passou e quais foram suas aplicações.

Acompanhe indicadores de desempenho

Como toda área de gestão, a logística deve ser acompanhada por meio de indicadores de desempenho que revelem o nível de eficácia dos processos e da equipe. Comece estabelecendo metas de redução de custos com desperdícios no processo logístico, metas de eficiência para o controle de medicamentos e insumos, metas de qualidade no atendimento aos pedidos realizados ao estoque e assim por diante.

Envolva o time definindo metas de performance, como qualidade no atendimento, agilidade na separação e destinação dos insumos e manutenção do estoque, entre outras. Monitore constantemente como essas metas vêm sendo atingidas e descubra novas formas de otimizar a logística hospitalar por meio da análise desses indicadores.

A logística hospitalar é, sem dúvida, um processo crucial para manter os níveis de excelência de atendimento e uma gestão financeira eficaz nas instituições de saúde. Com essas dicas, você conseguirá melhorar consideravelmente a eficiência dos processos e do controle sobre os materiais, insumos e medicamentos utilizados, contribuindo assim para a otimização de recursos.

Se você tem outras ideias que possam auxiliar no aumento da eficiência da logística hospitalar, não se esqueça de deixar um comentário aqui! Já pensou que muitos outros profissionais de saúde podem se beneficiar com sua experiência e seu conhecimento?