Otimizar a gestão é um desafio que empresas dos mais variados segmentos têm de enfrentar para alcançar bons resultados nos negócios. Com uma operadora de plano de saúde não é diferente.

Otimizar a gestão é um desafio que empresas dos mais variados segmentos têm de enfrentar para alcançar bons resultados nos negócios. Com uma operadora de plano de saúde não é diferente.

Embora o uso de planilhas seja uma solução conhecida para quem precisa organizar e controlar dados, muitas vezes o volume de informações sobre o qual se deve ter domínio é desproporcional à capacidade funcional das planilhas.

Insistir em exercer controles complexos a partir de meios tão simples de organização pode custar caro para a operadora. Nas planilhas, dados e informações ficam vulneráveis, suscetíveis a erros e falhas que, se ocorrem, podem influenciar bastante o cálculo de cobranças, diretrizes de liberação de autorização e valores negociados entre prestadores e operadoras. Entenda por que concentrar a gestão em ferramentas pouco adequadas é expor a operadora a riscos. Confira nosso post! 

Inconsistência de dados pode culminar em despesas indevidas para a operadora de plano de saúde

Hoje os dados são inseridos de uma maneira, amanhã de outra. Isso ocorre porque, embora os profissionais que operem as planilhas recebam orientações, podem ocorrer equívocos quanto a interpretação de preenchimento de um campo ou mesmo falhas que passem despercebidas. É preciso seguir estritamente a padrões na inserção de dados, mas com as planilhas nem sempre isso é conseguido.

Nas ocasiões em que a operadora precisa ter extrema atenção ao cumprimento de prazos e obrigações legais, a organização por planilhas é insuficiente. Se, por exemplo, o tempo de resposta a um cliente é ultrapassado, a operadora pode ir a juízo, o que é desinteressante e influência, inclusive, os indicadores avaliados pela ANS na determinação da nota da operadora, nota relativa ao IDSS (Índice de Desempenho da Saúde Suplementar). Situações como essa, levam a custos extras e despesas indevidas, ou seja, a operadora perde dinheiro por insuficiência na organização.

Risco de erro humano é maior em planilhas

Com os avanços tecnológicos das últimas décadas, foram desenvolvidas ferramentas capazes de desempenhar funções que antes eram exercidas pelos profissionais de gestão. Os recursos apoiados em tecnologia conseguem transformar diversas atividades em processos automáticos, diminuindo significativamente a possibilidade de erros ou falhas. Já ao lidar com as planilhas, o risco de erro humano é maior, tanto no momento de alimentar esses documentos com dados quanto no momento de apoiar uma decisão. Um exemplo disso é quando se precisa analisar antes as informações contidas numa planilha para decidir sobre a liberação de uma cirurgia.

Entre as demandas de uma operadora de plano de saúde está o pagamento de comissionamentos, no entanto é preciso assegurar de que não sejam pagas comissões indevidas, gerando custos extras para a operadora. Como conseguir um controle efetivo de pagamentos desse tipo através de uma planilha e sem arriscar? Uma falha nesse controle pode levar a operadora a perder dinheiro por meses sem se dar conta.

Fragilidade na segurança das informações

Embora não se exclua seu caráter útil, as planilhas são pouco confiáveis. Corre-se sempre o risco de perder ou ter alteradas as informações e dados ali contidos. A liberdade para edição dos campos das planilhas expõe demais os dados. Quando a fonte não é segura, não pode sustentar ou gerar análises confiáveis que influenciem a tomada de decisão.

Ferramentas inadequadas não dão suporte

O tamanho da empresa é o que determina a complexidade da gestão. Praticar uma gestão descomplicada pode significar, muitas vezes, executar processos complexos de forma simples, isto é, de forma mais dinâmica, automatizada e sem emperrar o fluxo.

Ferramentas tecnológicas adequadas ao porte da empresa dão maior suporte para que todos os profissionais executem melhor suas atividades, elevando a qualidade dos serviços da operadora de plano de saúde, que também ganha em agilidade no atendimento aos beneficiários.

Manter os beneficiários satisfeitos evita que a operadora tenha perdas financeiras e problemas de imagem, contribuindo para a construção da credibilidade da instituição.

Possibilidades limitadas de análises

Apoiar decisões de negócio em análises fundadas em dados íntegros e confiáveis possibilita uma gestão mais assertiva, afetando positivamente o desempenho da operadora de saúde e promove a melhoria da assistência dada aos beneficiários.

Quando os dados estão dispostos em planilhas, as possibilidades de efetuar análises e leituras são mais limitadas, ainda que se cruzem informações de planilhas diferentes. Para ativar funções específicas ou mais avançadas em uma planilha é preciso um conhecimento especializado (em cálculos e fórmulas, por exemplo) que, em geral, não costuma ser uma competência de todos os profissionais envolvidos nos processos que compõem a gestão.

Outro lado da questão é quando a operadora conta com profissionais competentes, mas atuando a partir de ferramentas pouco adequadas ou precárias: um desperdício de potencial.

Para gerir uma operadora com inteligência empresarial é preciso ir além de apenas armazenar conteúdo. As oportunidades de elevar a receita estão presentes quando dados e informações suscitam insights relevantes que contribuam para serem postas em prática uma gestão estratégica, com o estabelecimento de metas e objetivos específicos a serem cumpridos.

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Planilhas deixam a tomada de decisão vulnerável

Quando a organização está centrada apenas em planilhas é mais difícil exercer controle sobre a organização dos dados, que ficam expostos a erros e falhas. Isso afeta a tomada de decisão, uma vez que as planilhas é que dão suporte ao processo decisório.

É preciso lembrar também que atualizar dados em planilhas enormes e densas demanda significativa disponibilidade de tempo dos profissionais, um ponto negativo para a melhoria da performance da operadora, que deveria aproveitar todas as oportunidades possíveis para se mostrar ágil e atender os beneficiários prontamente.

Os dados são um conteúdo valioso para a empresa; por isso, é importante que estejam acessíveis para consultas, sem grandes dificuldades. A lição que tiramos daqui é que quando há insuficiências ou falhas na organização desses dados a operadora de plano de saúde tem grandes chances de acumular despesas recorrentes e sofrer gastos imprevistos, perdendo dinheiro.