Definir primeiro o problema que se quer resolver e avaliar se o que já existe na organização é plenamente utilizado são pontos fundamentais para a aquisição inteligente de novas ferramentas

A tecnologia é um meio para alcançar resultados de excelência no hospital, mas, para garanti-los, a gestão hospitalar deve escolher as ferramentas com inteligência. Acertar nesse ponto passa por conceitos como planejamento, engajamento de colaboradores e definição da infraestrutura de base, fundamentais para suportar as inovações.

Para apoiar a gestão do hospital com essa missão, este material reúne 5 dicas de dois especialistas: Fernando Arruda, coordenador do curso de medicina da Universidade Municipal de São Caetano do Sul (USCS) com passagens como gestor pelas Santas Casas de Araraquara e Ribeirão Preto, e Leandro Costa Miranda, CMIO do Hospital 9 de Julho e consultor médico da Folks. Conheça:

Dica 1 - Defina o problema

O mercado de Saúde está atualmente exposto a inovações. Mas Miranda lembra que não existe solução mágica.

“É comum que os gestores hospitalares se interessem primeiro pela tecnologia em si para depois achar um uso para ela, o que é um erro. O primeiro ponto a ser sempre considerado é o problema, ele é a chave, a partir dele se pode achar uma tecnologia que é a fechadura”, destaca.

Dia 2 - Revise o parque tecnológico

É fundamental que a gestão hospitalar identifique as tecnologias que já possui, como estão suas redes e toda infraestrutura, porque as novas tecnologias dependem disso. É preciso, ainda, entender se o sistema de gestão hospitalar que já existe está sendo utilizado em sua máxima capacidade para gerar os resultados planejados. Somente assim, conforme Arruda, os gestores podem decidir se farão uma atualização do que já está disponível ou se as ferramentas serão substituídas.

Dica 3 - Planeje

Arruda divide essa etapa em dois momentos que se relacionam com a escolha. O primeiro é o planejamento estratégico da instituição e o segundo, a análise dos indicadores hospitalares. Assim, é possível identificar lacunas, pontos que podem ser otimizados pela tecnologia. É preciso, ainda, que a administração hospitalar observe o que o mercado está fazendo, que pode ser visto como uma ameaça, e o que os demais players não fazem e é o diferencial da organização.

“Estou descrevendo a matriz SWOT [de – Forças (Strenghts) e Fraquezas (Weaknesses) – e o ambiente externo – Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats)], uma das metodologias administrativas mais utilizadas nesse processo”, destaca o especialista.

Com esses pontos macro definidos, Miranda explica que é hora de planejar a implementação, de fato. Nesse aspecto, a gestão hospitalar deve definir os recursos disponíveis, a equipe que irá determinar as decisões e o papel de cada um.

“Mas, acima de tudo, é preciso avaliar qual o produto mínimo viável, o famoso MVP. Muitas vezes queremos planejar o máximo que uma ferramenta pode fazer, mas é importante pensar também qual o mínimo que ela já pode trazer de benefícios quando implementada.”

Dica 4 - Capacite

Um aspecto muitas vezes negligenciado pela gestão hospitalar é a capacitação dos colaboradores que vão lidar diretamente com as tecnologias. Arruda comenta que o principal erro aqui é achar que um único treinamento, no momento da implementação, é suficiente. Para ele, o que deve ser criado é um ciclo de capacitação permanente e continuada, no qual as lideranças são a base para espalhar o conhecimento.

Durante as capacitações, Miranda enfatiza a importância de estimular a equipe, mostrar os benefícios dessa tecnologia, seja para a operação, seja para o paciente, e como ela ajudará no dia a dia. O especialista afirma, ainda, que não existe uma melhor maneira de treinar os colaboradores. Pode ser presencial ou online, o que definirá é a maturidade do serviço e das pessoas e a complexidade da tecnologia.

Dica 5 - Vá às compras

Antes de escolher por esta ou aquela tecnologia, é preciso, ainda, avaliar alguns pontos citados pelos especialistas, tais como os recursos financeiros, materiais, humanos e de inteligência que serão aplicados, a experiência do mercado, a usabilidade, aspectos legislativos e fluxo de trabalho.

Miranda recomenda que sejam feitos testes práticos para entender o real impacto da tecnologia escolhida na performance diária. Nesse ponto, é preciso entender, principalmente, se os recursos serão práticos.

“Por exemplo, a gestão hospitalar define a compra de tablets. Mas e se cair sangue neles, é possível limpar? Dá para usar com luvas? Tudo isso deve ser entendido antes da compra efetiva, e os testes são recomendados porque há detalhes que só podem ser identificados durante o uso.”

Por fim, Arruda alerta que aquilo que funciona para um hospital nem sempre dá resultados em outro. Portanto, a gestão hospitalar que acerta é aquela que se conhece profundamente e, ainda, sabe observar tanto da porta para dentro quanto fora dos muros do hospital.