Entenda como combinar estratégias e tecnologias para otimizar o faturamento hospitalar e garantir o equilíbrio das contas, fundamental para a sustentabilidade da instituição.

A gestão de faturamento hospitalar é um dos pilares essenciais para a sustentabilidade financeira dos hospitais. Uma abordagem estratégica e inteligente no faturamento garante não apenas a redução de desperdícios, mas também melhora o fluxo de caixa e a satisfação dos pacientes. 

Com processos eficientes, é possível otimizar o ciclo financeiro, evitar erros que podem levar à recusa de cobranças e garantir que os recursos sejam utilizados da forma mais eficiente possível. 

Benefícios de uma abordagem em 3 fases no faturamento hospitalar

Mesmo sendo uma das áreas mais sensíveis de um hospital, o faturamento ainda precisa de estratégias e tecnologias que consigam entregar uma boa gestão. De acordo com o Observatório Anahp 2023, o prazo médio de recebimento das instituições de saúde no país foi de 73,51 dias, valor superior à média do histórico dos anos anteriores. 

Na busca por otimizar essa etapa crucial das atividades da instituição, Mônica Bezerra, diretora corporativa de tecnologia e operações da Santa Casa da Bahia, conta que utiliza sistemas de gestão hospitalar nas áreas corporativas e de apoio, como financeiro, contabilidade e controladoria. Além disso, adotou há dez anos uma estratégia que chama de “ciclo da receita” do faturamento hospitalar.

“Esse ciclo engloba a formação de conta, o processo de confecção desse faturamento, a entrega e, por fim, o recebimento. E um dos nossos indicadores de processo é o que chamamos de ‘tempo para faturar’, que começa a ser contado logo após a alta hospitalar ou administrativa e engloba o prazo que se leva para a auditoria e o preparo da conta até que fique na prateleira, aguardando o dia que a operadora vem avaliar”, descreve.

A meta da equipe de Mônica, considerada um dos principais indicadores de desempenho da instituição, é fazer todo esse ciclo em dez dias. 

A abordagem em três fases para o faturamento hospitalar permite uma organização clara e sistematizada, reduzindo as chances de erros, acelerando o processo de recebimento e melhorando o controle sobre os recursos financeiros. Cada fase desempenha um papel único, contribuindo para a transparência e eficiência do sistema de faturamento.

Entenda a seguir como funcionam as três etapas do processo adotado pela instituição e como a tecnologia apoia cada uma delas:

1. Preparação da conta hospitalar

A preparação da conta hospitalar é a primeira fase e exige uma organização rigorosa para garantir que todos os serviços e procedimentos realizados sejam registrados corretamente.

A especialista explica que, por se tratar de um Hospital Digital, a Santa Casa da Bahia trabalha com sistemas integrados de faturamento hospitalar e Protocolo Eletrônico do Paciente (PEP), o que elimina o papel na fase de preparo das contas.

“Isso nos faz ganhar alguns dias no processo”, destaca.  

Para tanto, as etapas assistenciais também devem estar digitalizadas, ou seja, rotinas como prescrição, aprazamento e dispensação dos medicamentos devem ser feitas sem o uso de papel, assim como o controle dos estoques da farmácia.

“Funciona assim: quando o médico prescreve um medicamento, a solicitação é enviada para a farmácia, que apraza uma dose. Na hora determinada, o medicamento é retirado da prateleira e já tem a baixa registrada no sistema, gerando automaticamente o registro na conta do paciente”, descreve Mônica.  

Além de garantir a segurança do paciente e a rastreabilidade do processo, o uso de um sistema integrado gera no faturamento hospitalar a confirmação de que a prescrição do médico foi aplicada. Isso vale tanto para medicamentos quanto para materiais e interconsultas durante a internação.

Se eventualmente algum item não digitalizado precisar ser agregado ao prontuário, como um relatório médico externo, por exemplo, o documento será digitalizado na unidade de internação e incorporado tanto à conta quanto ao PEP do paciente.

2. Auditoria interna e externa

A segunda fase, que envolve auditorias internas e externas, é indispensável para garantir que todas as cobranças estejam corretas e em conformidade com as normas de faturamento hospitalar e as políticas dos convênios. 

Com as contas recebendo periodicamente as informações referentes a cada novo procedimento, nas datas-chaves de fechamento a equipe do faturamento hospitalar vai precisar apenas puxar a documentação de maneira eletrônica, que já vem detalhada e com as devidas autorizações da operadora de saúde.

Depois disso, a auditoria interna do hospital, composta por um médico ou enfermeiro, faz uma análise da conta em tela, comparando se todos os processos de prescrição assistencial têm uma visibilidade no processo de cobrança. Apenas depois disso a conta estará validada para seguir para a auditoria externa. 

Esse auditor externo, contratado pelas operadoras de saúde, ainda acessa e confere as contas presencialmente, nos terminais que ficam nas instituições. Mas já há uma discussão em relação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para que a conta possa ser aberta em captura externa:

“Como estamos falando de uma remessa de dados sensíveis, há certa dificuldade em organizar o trânsito de dados de forma que a responsabilidade por eles seja das duas partes. Mas já estamos trabalhando nesse sentido com duas operadoras, ainda em fase de projeto-piloto”, diz Mônica.

3. Tempo de espera para o faturamento efetivo

A última fase é o tempo de espera para o faturamento efetivo. Esse período entre a finalização das auditorias e o envio da fatura é determinante para que o hospital planeje seu fluxo de caixa e administre com eficiência os recursos que serão recebidos. 

Depois da confirmação do auditor, finalmente o documento estará pronto para o faturamento. Nesse momento, o processo digital é interrompido, porque a maioria das operadoras ainda exige a conta física. A partir disso, o tempo de espera para efetivo faturamento dependerá da data de entrega que cada operadora estipula. Essa é, portanto, a etapa mais longa do faturamento hospitalar.

Mônica comenta que, ao longo de 2020, a necessidade de isolamento social imposta pela pandemia da Covid-19 fez com que as operadoras adiassem as auditorias presenciais, estendendo, assim, o tempo para avaliação da conta e, consequentemente, o prazo de recebimento.

Mas, fora do contexto atípico de uma pandemia, a especialista acredita que uma das principais formas de otimizar o faturamento hospitalar é automatizar todas as ações que são repetitivas e seguem um fluxo de trabalho muito claro, como as regras de processo ou regras inteligentes para detecção de erros. Para tanto, a gestão hospitalar pode fazer uso de ferramentas de analytics e mesmo de inteligência artificial.

“No futuro, nosso objetivo é criar um painel de monitoramento para acompanhar o processo em tempo real e já com algumas predições”, enfatiza.  

Vantagens da gestão de faturamento hospitalar inteligente

A adoção de uma gestão de faturamento hospitalar inteligente traz inúmeras vantagens para os hospitais, como:

• Redução de erros: o processo estruturado evita erros e omissões, diminuindo a necessidade de correções posteriores.
• Agilidade no ciclo de recebimento: um faturamento bem organizado reduz o tempo de espera para o recebimento, garantindo maior liquidez para a instituição.
• Melhoria no relacionamento com convênios: a organização e a transparência proporcionadas pela auditoria interna aumentam a confiança e a parceria com as operadoras de saúde.
• Aumento da satisfação do paciente: quando o faturamento é preciso e transparente, os pacientes têm uma experiência mais positiva e confiam mais nos serviços prestados pelo hospital.

Dessa forma, vemos que uma gestão de faturamento hospitalar inteligente, dividida em três fases – preparação da conta, auditoria e tempo de espera para faturamento – é essencial para a saúde financeira das instituições hospitalares. 

Com uma abordagem organizada e eficiente, é possível reduzir erros, acelerar o fluxo de caixa e garantir um relacionamento harmonioso com os convênios, beneficiando tanto a instituição quanto os pacientes.