Entenda como combinar estratégias e tecnologias para otimizar as cobranças e reduzir o prazo de recebimento, garantindo o equilíbrio das contas fundamental para a sustentabilidade da instituição

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O faturamento é uma das áreas mais sensíveis de um hospital, pois dele depende diretamente a sustentabilidade financeira do negócio. Mesmo assim, as instituições brasileiras ainda demoram, em média, mais de dois meses para receber pelos serviços prestados, segundo dados do Observatório Anahp 2020, publicação da Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp). Portanto, é urgente pensar em estratégias e tecnologias que garantam uma gestão eficiente e ágil do faturamento hospitalar.

É verdade que o prazo médio para recebimento está em queda — era de 70 dias em 2018 e caiu para 66 em 2019, conforme a publicação da Anahp. Mas ainda se trata de um ponto sensível para a gestão hospitalar, como enfatiza Mônica Bezerra, diretora corporativa de tecnologia e operações da Santa Casa da Bahia.  

Na busca por otimizar essa etapa crucial das atividades da instituição, Mônica conta que utiliza sistemas de gestão hospitalar nas áreas corporativas e de apoio, como financeiro, contabilidade e controladoria. Além disso, adotou há dez anos uma estratégia que chama de “ciclo da receita” do faturamento hospitalar.

“Esse ciclo engloba a formação de conta, o processo de confecção desse faturamento, a entrega e, por fim, o recebimento. E um dos nossos indicadores de processo é o que chamamos de ‘tempo para faturar’, que começa a ser contado logo após a alta hospitalar ou administrativa e engloba o prazo que se leva para a auditoria e o preparo da conta até que fique na prateleira, aguardando o dia que a operadora vem avaliar”, descreve.

A meta da equipe de Mônica, considerada um dos principais indicadores de desempenho da instituição, é fazer todo esse ciclo em dez dias. Entenda a seguir como funcionam as três etapas do processo adotado pela instituição e como a tecnologia apoia cada uma delas:

1. Preparo da conta

A especialista explica que, por se tratar de um Hospital Digital, a Santa Casa da Bahia trabalha com sistemas integrados de faturamento hospitalar e Protocolo Eletrônico do Paciente (PEP), o que elimina o papel na fase de preparo das contas.

“Isso nos faz ganhar alguns dias no processo”, destaca.  

Para tanto, as etapas assistenciais também devem estar digitalizadas, ou seja, rotinas como prescrição, aprazamento e dispensação devem ser feitas sem o uso de papel, assim como o controle dos estoques da farmácia.

“Funciona assim: quando o médico prescreve um medicamento, a solicitação é enviada para a farmácia, que apraza uma dose. Na hora determinada, o medicamento é retirado da prateleira e já tem a baixa registrada no sistema, gerando automaticamente o registro na conta do paciente”, descreve Mônica.  

Além de garantir a segurança do paciente e a rastreabilidade do processo, o uso de um sistema integrado gera no faturamento hospitalar a confirmação de que a prescrição do médico foi aplicada. Isso vale tanto para medicamentos quanto para materiais e interconsultas durante a internação.

Se eventualmente algum item não digitalizado precisar ser agregado ao prontuário, como um relatório médico externo, por exemplo, o documento será digitalizado na unidade de internação e incorporado tanto à conta quanto ao PEP do paciente.

 2. Auditoria interna e externa 

Com as contas recebendo periodicamente as informações referentes a cada novo procedimento, nas datas-chaves de fechamento a equipe do faturamento hospitalar vai precisar apenas puxar eletronicamente a documentação, que já vem detalhada e com as devidas autorizações da operadora de saúde.

Depois disso, a auditoria interna do hospital, composta por um médico ou enfermeiro, faz uma análise da conta em tela, comparando se todos os processos de prescrição assistencial têm uma visibilidade no processo de cobrança. Apenas depois disso a conta estará validada para seguir para a auditoria externa. 

Esse auditor externo, contratado pelas operadoras de Saúde, ainda acessa e confere as contas presencialmente, nos terminais que ficam nas instituições. Mas já há uma discussão em relação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para a conta poder ser aberta para uma captura externa:

“Como estamos falando de uma remessa de dados sensíveis, há certa dificuldade em organizar o trânsito de dados de forma que a responsabilidade por eles seja das duas partes. Mas já estamos trabalhando nesse sentido com duas operadoras, ainda em fase de projeto-piloto”, diz Mônica.

3. Tempo de espera para efetivo faturamento

Depois da confirmação do auditor, finalmente o documento estará pronto para o faturamento. Nesse momento, o processo digital é interrompido, porque a maioria das operadoras ainda exige a conta física. A partir disso, o tempo de espera para efetivo faturamento dependerá da data de entrega que cada operadora estipula. Essa é, portanto, a etapa mais longa do faturamento hospitalar.

Mônica comenta que, ao longo de 2020, a necessidade de isolamento social imposta pela pandemia da Covid-19 fez com que as operadoras adiassem as auditorias presenciais, estendendo, assim, o tempo para avaliação da conta e, consequentemente, o prazo de recebimento.

Mas, fora do contexto atípico de uma pandemia, a especialista acredita que uma das principais formas de otimizar o faturamento hospitalar é automatizar todas as ações que são repetitivas e seguem um fluxo de trabalho muito claro, como as regras de processo ou regras inteligentes para detecção de erros. Para tanto, a gestão hospitalar pode fazer uso de ferramentas de analytics e mesmo de inteligência artificial.

“No futuro, nosso objetivo é criar um painel de monitoramento para acompanhar o processo em tempo real e já com algumas predições”, enfatiza.