Monitorar padrões de eficiência em tempo real apoia a tomada de decisões que envolvem aspectos assistenciais e de negócio, permitindo que a organização alcance altos níveis de excelência

A rotina de uma organização de Saúde envolve múltiplas atividades, desenvolvidas por profissionais com conhecimentos e formações diversas, muitas vezes em esquema 24/7 e em situações de risco à vida. Somados a aspectos externos -  como a alta do custo assistencial, o envelhecimento da população e as dificuldades de relacionamento entre os players - esses fatores tornam complexa a gestão em Saúde, exigindo das lideranças a elaboração de estratégias para monitorar, de perto e em tempo real, a operação assistencial e o negócio.

Uma das formas de fazer esse acompanhamento ativo é criar uma sala de situação. O termo surgiu a partir do conceito de sala de crise, criado durante a Segunda Guerra Mundial para gerenciar as ações e combates com base nos dados disponíveis durante o evento. Na sociedade atual, é adaptado a diferentes trabalhos, desde emergências meteorológicas até eventos de saúde populacional. Tem como objetivo monitorar e apresentar as falhas e erros dos processos, de forma a disponibilizar informações inteligentes para subsidiar a tomada de decisão, a prática profissional e a geração de conhecimento.

Em Saúde, a sala de situação é um instrumento de elaboração de diagnósticos situacionais por meio das análises de condições de uma determinada população, transformando a informação em subsídio para o planejamento da gestão de Saúde. Gestores definem e monitoram padrões de eficiência, criando planos de ação de melhoria contínua, de forma a garantir produtividade, qualidade e resultados assistenciais e econômicos.

Rodrigo Leite, especialista em gestão e presidente da subsede carioca da Sociedade Brasileira de Médicos Executivos (Sobramex), explica que a sala de situação permite acompanhar, de maneira estruturada e organizada, dados demográficos, territoriais, socioeconômicos, de ações em saúde, recursos, metas e indicadores de desempenho em geral. Decidir o que será monitorado depende de cada organização, levando em consideração fatores como porte, características da instituição, do mercado e da população assistida. “O ponto crucial é monitorar aspectos relevantes e alinhados à estratégia organizacional de forma proativa, a fim de identificar gargalos e apoiar a tomada de decisão gerencial nos mais diversos assuntos que envolvem a rotina das instituições.”

Para o especialista, a principal mudança proporcionada por uma sala de situação na gestão em Saúde deriva do entendimento da diferença entre eficiência e eficácia. “Muito se fala no setor sobre a busca da eficiência, mas precisamos ir além. Eficiência é fazer o que precisa ser feito. Eficácia é fazer o que precisa ser feito, na hora em que é necessário e da melhor maneira possível. Uma sala de situação proporciona subsídios para a gestão alcançar o equilíbrio ideal entre eficiência e eficácia”, detalha.

Conexão e integração

No contexto da Saúde Digital, ferramentas como o sistema de gestão ou o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) otimizam o acesso aos dados na sala de situação, possibilitando, inclusive, a criação de alertas automáticos caso algum indicador não esteja apresentando o desempenho esperado. Para alcançar esse resultado, porém, é indicado que os departamentos da organização estejam articulados, conectados e integrados, de forma a garantir à gestão da Saúde uma visão inteligente, dinâmica e completa da organização.

No entanto, o especialista destaca que, sozinha, a tecnologia não faz milagres, sendo necessário o conjunto em que especialistas no negócio indicam um plano de ação para cada gargalo de processo encontrado. “O grande diferencial da sala de situação é ter profissionais capacitados e atentos, capazes de analisar as informações a fim de direcionar escolhas, ou criar planos de ação e colocá-los em prática. Sem esse arsenal humano, o ponto fraco evidenciado pelos dados informatizados se transforma, no máximo, em um gráfico que só vai ser analisado no fim do mês, naquela reunião gerencial que só acontece depois que o recurso já foi gasto e não tem como recuperá-lo ou, pior, que já se colocou o paciente em risco”, alerta Leite.

Para que se torne efetiva, portanto, a sala de situação deve subsidiar a gestão de Saúde para a tomada de decisões em tempo real, com base nos padrões monitorados. Não basta então, criá-la e equipá-la sem que haja uma mudança de cultura que incentive uma vigilância constante em busca das melhores práticas e da excelência nos serviços. E o ponto-chave não é apenas a racionalização dos custos, mas principalmente a qualidade e segurança da assistência.