As três fases da adoção de um sistema para operadora de Saúde
Processos bem definidos, mudança de cultura e interoperabilidade com prestadores de serviços são fatores fundamentais para garantir resultados esperados na implementação da ferramenta
O avanço da transformação digital demonstra que boas práticas administrativas são fundamentais para ampliar a eficiência das organizações. No caso das operadoras, o uso de um sistema de gestão inteligente organiza as finanças, otimiza o trabalho cotidiano, permite planejar a expansão de contratos e até mesmo promover mudanças profundas, baseadas em dados estatísticos trabalhados por ferramentas de inteligência de negócios.
A tecnologia tem impacto até mesmo na satisfação do beneficiário. A operadora de Saúde do futuro deve acompanhar o novo perfil do consumidor, impactado pela evolução da cultura digital. Perceber que essa evolução está cada vez mais veloz e promover novas perspectivas de negócios é um diferencial de sustentabilidade que se torna mais simples com a adoção de um sistema eficiente de gestão da operadora.
Rita Ragazzi, head de Saúde da consultoria Frost & Sulivan, explica que os softwares de gestão de operadoras de Saúde promovem a otimização dos processos da instituição.
“A tecnologia facilita o controle das atividades cotidianas e dos dados gerados por elas”.
No dia a dia, a ferramenta permite criar alertas para evitar erros comuns, como preenchimento incorreto de dados e cobranças indevidas. Também é possível acompanhar as judicializações em tempo real, programando despesas e antecipando imprevistos. Mas Rita alerta: o sistema da operadora precisa conversar com o dos prestadores.
“Esse é um ponto de atenção, porque nem sempre a interoperabilidade é simples. Mas também é o ponto chave para garantir a troca de informações de forma clara e transparente, facilitando a comunicação entre os agentes do setor.”
Para Fernando Arruda, professor e coordenador adjunto do curso de medicina da Universidade Municipal de São Caetano do Sul (USCS), antes de adotar a tecnologia na operadora de Saúde, é necessária uma mudança de mentalidade.
"Antes de pensar em qualquer implantação ou modernização de sistemas, os processos da instituição devem estar definidos e muito claros para todos os envolvidos. Caso contrário, corre o risco de a tecnologia só bagunçar mais as informações e não trazer os resultados esperados", explica.
O especialista separa em três as fases de implantação de um (Enterprise Resource Planning - ERP) para operadora:
1. A adoção e implementação do sistema
A gestão da operadora deve mapear os processos da organização e comunicá-los claramente a todos os colaboradores envolvidos. Além disso, os contratos com prestadores e seus clientes empresariais devem ser padronizados e transparentes.
A partir desse ponto, deve-se elencar quais são as principais necessidades e desafios da operadora e como a ferramenta irá ajudar a resolvê-los. Por fim, é preciso avaliar o engajamento dos colaboradores — o que também requer tempo, paciência e estratégia para o pleno uso dos softwares para operadoras.
2. O uso cotidiano da ferramenta
Após a implementação do sistema de gestão, é hora de testá-lo, na prática, em busca de possíveis desafios e inconsistências. O processo de simulação, antes do go-live, é vital para verificar se as regras e processos estão sendo aplicados corretamente na solução. Após a “virada do sistema”, é preciso mantê-lo atualizado e criar estratégias para identificação de pontos de melhoria.
A partir dessa etapa, o planejamento estratégico da operadora deve ser feito considerando os dados gerados pelo software para operadora, possibilitando uma visão macro da organização, tanto do ponto de vista financeiro quanto operacional.
3. Aliando boa gestão e pensamento para o futuro
A terceira fase é a consolidação do sistema de gestão de operadoras, atuando integradamente com os prestadores e processando dados com ferramentas de inteligência de negócios, como analytics e Business Intelligence (BI). Além de tornar a comunicação e o relacionamento mais eficientes, o modelo possibilita insights para a tomada de decisões estratégicas.
Digitalizar os dados ainda promove melhor gestão dos usuários, cumprimento das medidas de regulação do setor e redução da sinistralidade, além de gerir as finanças de forma mais efetiva. Há ainda subsídios para a criação de estratégias para um modelo de remuneração da Saúde baseada no valor, abrindo possibilidades para contratos baseados em performance, utilizando-se da medicina preventiva e preditiva.
Desafios
Um dos principais desafios na implementação de um software de gestão de operadora está ligado à maturidade dos processos da organização. Para o professor, quando há baixa maturidade, há conclusões errôneas sobre os sistemas.
"Se a operadora percebe que o software não está dando certo, ou que ele parece muito difícil de lidar, na realidade pode ser que os processos estejam falhos. Nesse caso, é preciso rever a operação e identificar onde está o erro", explica.
Para Rita Ragazzi, o planejamento é fundamental para alcançar os resultados .
“A mudança cultural é um desafio. A implementação demora, em média, de seis a oito meses. Se não for bem planejada, pode levar até dois anos.”
Outro desafio é não entender quais são as necessidades da operadora e que tecnologia responde a elas. Não se pode tentar aplicar ferramentas de inteligência artificial (IA), por exemplo, se o sistema principal de gestão não tem dados suficientes ou confiabilidade na forma como eles são coletados.
Com um processo de mudança bem desenhado e alguns cuidados, o sistema de gestão é o principal caminho para a transformação digital das operadoras — levando a novos modelos de Saúde baseados em prevenção e valor.
